Gestión de Propiedades Parte 2: Gestor de Portfolio

Introduction

El Gestor de Portfolio de GuestWisely es tu espacio de trabajo central para gestionar de forma eficiente todas las configuraciones relacionadas con las propiedades. Este tutorial cubre funciones clave como cómo añadir propiedades nuevas, clonar existentes, crear y gestionar grupos de propiedades, organizar anuncios usando tags (etiquetas) y vincular propiedades para sugerir alternativas a los huéspedes. También aprenderás a eliminar o restaurar propiedades cuando sea necesario y a aplicar estrategias de precios dinámicas como descuentos por anticipación (lead time) y relleno de huecos para optimizar la ocupación y los ingresos.

Añadir Nueva Propiedad y Clonar una Existente

Añadir una Nueva Propiedad

1. Ve a Portfolio > Gestor de Portfolio > Add Properties.

2. En el pop-up “Add a property”, introduce el Property Name.

3. Deja el campo Clone property como None.

4. Haz clic en Create para crear un perfil de propiedad en blanco.

Clonar una Propiedad Existente

En el pop-up “Add a property”, sigue estos pasos para clonar una propiedad:

1. Introduce el Property name que quieres crear.

2. En el desplegable Clone property, selecciona la propiedad existente que quieres clonar.

3. Haz clic en Ok para crear la nueva propiedad con la configuración copiada de la seleccionada.

Gestionar Grupos

Usa grupos y subgrupos de propiedades para organizar tus anuncios y facilitar el filtrado de búsqueda y la visualización en tu sitio web. Puedes controlar la visibilidad del grupo en tu web y añadir traducciones por idioma cuando sea necesario.

Campos clave en la tabla de Groups:

• Nombre del Grupo: Nombre que asignaste al grupo.

• Propiedades Asignadas: Selecciona una o varias propiedades para incluir en el grupo.

• Ocultar del Motor de Búsqueda: Activa esta opción si el grupo es solo para uso interno (no visible en el Motor de Búsquedas del sitio).

• Idioma: Edita manualmente el nombre del grupo en distintos idiomas.

• Subir Foto: Haz clic en el icono de subir para añadir una imagen que represente al grupo.

• Editar: Usa los iconos de Edit o Delete para modificar o eliminar un grupo.

Crear un Nuevo Grupo

1. En la página Gestionar Grupos, introduce el nombre del grupo en el cuadro Crear Nuevo Grupo de Propiedad.

2. Selecciona el Grupo Principal (Parent) si aplica.

3. Haz clic en Guardar Grupo+.

Asignar Propiedad a Grupos

Organiza y controla propiedades, permitiéndote asignarlas y gestionarlas de manera eficiente en múltiples grupos.

1. En la columna Propiedad Asignada, haz clic en el ícono .

2. Haz clic en para añadir una propiedad o en Asignar Todo para asignar todas las propiedades a este grupo.

3. Haz clic en para quitar una propiedad o en Desasignar Todo para quitar todas las propiedades de este grupo.

Gestionar Etiquetas

Las Etiquetas ayudan a mejorar el filtrado de búsquedas agrupando propiedades con características o equipamientos similares. Puedes crear y asignar etiquetas a propiedades y grupos, controlar su visibilidad en tu sitio web y añadir traducciones específicas por idioma cuando sea necesario.

Las etiquetas ofrecen una agrupación más flexible que los grupos de propiedades estándar, facilitando la conexión de anuncios con características en común.

Campos de la tabla de Etiquetas:.

• Etiquetas de Propiedad: Lista de todas las etiquetas. Selecciona uno o más grupos para asociar con esta etiqueta haciendo clic en el botón Asignar Grupo de Propiedad.

• Propiedades Asignadas: Selecciona una o más propiedades para incluir bajo esta etiqueta.

• Ocultar del Motor de Búsqueda: Activa esta opción para que la etiqueta sea solo de uso interno (no visible en tu sitio web).

• Idioma: Usa esta sección para ingresar manualmente los nombres de la etiqueta en distintos idiomas.

• Editar: Haz clic en los íconos de Editar o Eliminar para modificar o quitar una etiqueta de tu cuenta.

Crear una Nueva Etiqueta

1. En la pestaña Gestionar Etiquetas, introduce el nombre de la etiqueta en el cuadro “Crear Nueva Etiqueta”.

2. Haz clic en Guardar Etiqueta +.

Asignar Grupos a Etiquetas

En la columna Propiedad Asignada, haz clic en el ícono de lápiz (editar). Se abrirá una ventana emergente que te permitirá:

1. En el lado izquierdo: asignar grupos haciendo clic en el ícono + junto a los grupos individuales, o hacer clic en Asignar Todo para añadir todos los grupos a la etiqueta.

2. En el lado derecho: desasignar grupos haciendo clic en el ícono - junto a ellos, o hacer clic en Desasignar Todo para quitar todos los grupos de la etiqueta.

3. Haz clic en Guardar Grupo para aplicar los cambios.

Asignar Propiedades a Etiquetas

En la columna Propiedad Asignada, haz clic en el ícono de lápiz (editar). Se abrirá una ventana emergente que te permitirá:

1. En el lado izquierdo: asignar propiedades haciendo clic en el ícono + junto a los listados individuales, o usar Asignar Todo para aplicar la etiqueta a todas las propiedades disponibles.

2. En el lado derecho: desasignar propiedades haciendo clic en el ícono - junto a ellas, o usar Desasignar Todo para quitar la etiqueta de todas las propiedades.

3. Haz clic en Guardar Propiedades para aplicar los cambios.

Propiedades Alternativas

La función Propiedades Alternativas (o Vincular Propiedades) permite definir qué propiedades en tu portafolio son similares, ayudando a optimizar el proceso de presupuestos y recomendaciones. Al vincular propiedades, GuestWisely puede sugerir automáticamente alternativas al generar presupuestos para huéspedes, ahorrando tiempo y aumentando la tasa de conversión.

Puedes definir relaciones de propiedades basadas en cualquier criterio que elijas, como ubicación, tamaño o equipamiento. Simplemente selecciona una propiedad y vincula otras que deban considerarse similares.

Para asignar Propiedades Alternativas:

1. En el menú desplegable Seleccionar Propiedad, elige la propiedad principal a la que quieras vincular otras.

2. A la derecha, usa el menú desplegable Máximo de Propiedades Alternativas para definir el número de sugerencias.

3. Asigna propiedades similares mediante uno de los siguientes métodos: individualmente, por grupo o seleccionando desde Propiedades Sin Agrupar (usa el desplegable para mostrar u ocultar estas opciones).

4. Las propiedades vinculadas aparecerán en la sección Propiedades Asignadas a la derecha.

5.  Haz clic en Guardar para confirmar tus selecciones.

Estas recomendaciones todavía se pueden ajustar manualmente antes de enviar un presupuesto usando la opción Enviar otras Propiedades Alternativas en el Presupuesto bajo Gestor de Reservas > Solicitudes. Sin embargo, configurar propiedades vinculadas con antelación garantiza que el sistema apoye mejor tu flujo de trabajo y ahorre tiempo.

Estado de Propiedad

La pestaña Estado de Propiedad ofrece una visión clara del progreso de configuración y el estado de conexión de cada propiedad en distintas plataformas, incluidas Vrbo, Airbnb, Rentals United y tu sitio web. Esto te ayuda a monitorear la preparación y resolver problemas rápidamente.

• Nombre Interno de la Propiedad: Esta columna muestra el nombre interno asignado a cada propiedad. Puedes alternar entre mostrar el Título de Propiedad o el ID de Propiedad usando las casillas superiores.

• Columna de Estado: Indica si la configuración de la propiedad está completa:

  • Listo: Se han completado los 8 pasos requeridos.

  • Incompleto: Uno o más pasos siguen pendientes, lo que significa que la propiedad aún no está lista para conexiones de canal.

  • Tip: Asegúrate de que el estado esté en Listo antes de proceder con integraciones de canal.

• Columnas Vrbo / Airbnb / Rentals United / Sitio Web: Muestran el estado de conexión de la propiedad con cada plataforma. Los estados posibles incluyen:

  • Conectado: La propiedad está totalmente integrada y activa en el canal.

  • Activo: Los datos se han enviado a la plataforma, pero el anuncio aún no está publicado ni disponible para reservas.
    Inactivo: El anuncio estaba previamente conectado, pero ahora está fuera de línea, normalmente por un error o desconexión manual.

  • Requiere Atención: Se produjo un error específico de la plataforma. Haz clic en el ícono para ver detalles y resolver el problema.

Propiedades Relacionadas

Gestionar varias unidades dentro de una estructura de propiedades compleja puede volverse complicado, pero no tiene por qué serlo. Con la función Propiedades Relacionadas del Gestor de Portfolio de GuestWisely, puedes crear conexiones claras y lógicas entre propiedades, mejorando tanto la organización como la eficiencia operativa.

Ya sea que administres un conjunto de villas, unidades que comparten características comunes o que necesites listar diferentes partes de una misma propiedad varias veces, esta herramienta te permite estructurar tus anuncios de manera sencilla, evitando reservas duplicadas. Al definir Relaciones Padre-Hijo (jerárquicas) o Relaciones Entre Pares, obtienes un marco flexible e intuitivo para gestionar tus propiedades con precisión y facilidad.

Relación Padre-Hijo

Esta configuración jerárquica vincula una propiedad principal (Padre) con sus subunidades (Hijos). Cada unidad Hijo mantiene su propio calendario, pero las reservas en una unidad afectan la disponibilidad global del Padre, y viceversa. Esto garantiza que, al sincronizar calendarios, el sistema tenga en cuenta las reservas a nivel de unidad y también la disponibilidad total, evitando dobles reservas entre unidades.

Ejemplo: Una casa donde cada planta puede alquilarse de forma independiente como unidades separadas (ej. Planta 1 y Planta 2) o alquilarse completa (Casa Entera). En este caso, cada planta se configura como una propiedad Hijo, y la casa completa sería la propiedad Padre que engloba ambas, manteniendo calendarios y disponibilidades separados y sincronizados.

Relación Entre Pares

Esta configuración conecta diferentes versiones o distribuciones de la misma propiedad física. Cada anuncio Par tiene su propia disponibilidad y tarifas, pero la sincronización de calendarios asegura que las reservas y bloqueos se reflejen en todas las versiones relacionadas cuando sea necesario.

Ejemplo: Una villa que puede alquilarse como versión de 8 dormitorios o de 10 dormitorios, según las necesidades del huésped. Cada configuración se crea como un anuncio independiente (Pares), pero ambos corresponden a la misma propiedad.

Configurar Relación de Propiedades

Cada propiedad debe crearse individualmente antes de establecer relaciones y solo puede pertenecer a una relación Padre-Hijo o Entre Pares.

Para configurarlo, ve a Gestor de Portfolio > Propiedades Relacionadas.

1. En la sección Relación de Propiedades, selecciona Padre-Hijo o Entre Pares.

2. En el desplegable, elige la propiedad Padre o la propiedad Base (para Pares).

3. En la lista de Propiedades No Agrupadas, selecciona las propiedades Hijas o Pares.

4. Las propiedades seleccionadas aparecerán en la vista de relaciones. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.

Nota: La lógica de calendario para las relaciones de propiedades no afecta a reservas o disponibilidades pasadas.

Funciones Adicionales

• Lista de Propiedades No Agrupadas: Muestra propiedades que aún no están vinculadas a ninguna relación.

• Búsqueda de Propiedades: Encuentra rápidamente propiedades específicas con la barra de búsqueda.

• Seleccionar Todas las Propiedades: Casilla para seleccionar varias propiedades no agrupadas de una sola vez.

• Incluir Bloqueos de Propiedad en la Sincronización: Decide si un bloqueo (ej. mantenimiento) en una propiedad también debe aplicarse a sus propiedades relacionadas. Ejemplo: si una villa de 10 habitaciones se bloquea por repintado, ¿también debería bloquearse la versión de 8 habitaciones? Esta opción te da control total para sincronizar bloqueos según convenga a tu estrategia operativa.

Importante: Desactivación de iCal

La lógica interna de relaciones en Gestor de Portfolio ofrece una sincronización más rápida y fiable que los enlaces iCal tradicionales, gestionando directamente las dependencias entre anuncios relacionados.

Si antes usabas iCal para sincronizar propiedades y quieres cambiar a esta lógica mejorada, puedes mantener los enlaces iCal durante la configuración inicial de las relaciones Padre-Hijo o Entre Pares. Una vez activada y verificada la nueva configuración, se recomienda eliminar los enlaces iCal para evitar conflictos y garantizar el mejor rendimiento.

Pasos recomendados para la transición:

1. Configura las relaciones de propiedades con la estructura Padre-Hijo o Entre Pares.

2. Ve a la sección Sincronización iCal y elimina los enlaces existentes.

3. Cuando aparezca la ventana de validación, haz clic en Sí para confirmar.

Este último paso es fundamental para completar la transición y evitar conflictos en la disponibilidad.

Propiedades Eliminadas

La pestaña Propiedades Eliminadas en GuestWisely es un área dedicada a la gestión de propiedades eliminadas del sistema activo. Sirve como salvaguarda al permitir restaurar propiedades eliminadas dentro de un plazo limitado, ideal para revertir eliminaciones accidentales o temporales. Esto ayuda a mantener la precisión de los datos y los registros históricos, al tiempo que da a los administradores control sobre la limpieza y recuperación de datos.

Notas importantes:

• Plazo de retención: Las propiedades eliminadas se conservan en esta pestaña durante 7 días. Pasado este tiempo, ya no serán visibles y solo podrán recuperarse mediante procesos manuales.

• Qué afecta la eliminación: Al eliminar una propiedad, se elimina también de:

  • El calendario interno

  • Todos los canales conectados

  • Tu sitio web

  • Todo el contenido relacionado a la propiedad

• Qué se conserva: Algunos datos financieros e históricos permanecen intactos para fines de reporte:

  • Informes de Reservas

  • Informes Contables

  • Liquidaciones de Propietarios

  • Registros de Contabilidad Fiduciaria

• Plazo de restauración: Puedes restaurar una propiedad eliminada directamente desde esta pestaña durante 7 días. Pasado este plazo, ya no se podrá restaurar desde el sistema, aunque aún podría recuperarse desde copias de seguridad del servidor, mediante un proceso complejo con un costo de recuperación de 125 $.