Contabilidad Parte 3: Gestión de Ingresos y Gastos

Introducción

Este tutorial analiza dos áreas clave del módulo de Contabilidad Integrada de GuestWisely: Gestión de Ingresos y Gestión de Gastos.

El Gestor de Ingresos te permite capturar y gestionar diversos tipos de ingresos —ya provengan de reservas, transacciones con propietarios o fuentes externas. Admite tanto entradas recurrentes como únicas, permite categorizar ingresos y se integra de forma fluida con los datos de reservas y con las liquidaciones de propietarios. Todos los ingresos registrados se recopilan en el Informe de Ingresos, que ofrece una visión clara y completa del rendimiento financiero.

El Gestor de Gastos cumple tres propósitos principales:

• Vista Unificada: Muestra todos tus gastos en un solo lugar para un control sencillo.

• Integración con Reservas: Se enlaza con el Gestor de Reservas, lo que permite revisar o editar gastos asociados a reservas individuales.

• Gestión de Gastos: Facilita la gestión de gastos operativos y comerciales fuera de las reservas, sean puntuales o recurrentes.

Puedes asignar gastos a propiedades o propietarios específicos, cargarlos en bloque y seguir los costes reembolsables incurridos en nombre de los propietarios. Estos gastos se reflejan automáticamente en los informes y en las Liquidaciones de Propietario.

Tanto si haces seguimiento de ingresos como si gestionas gastos, las herramientas contables de GuestWisely te ofrecen la claridad, control y confianza necesarios para mantener tus finanzas bajo control.

Otras funciones contables —como el Gestor, el Gestor de Flujo de Caja, el Panel de Remesas a Propietarios, la función de Configuración de Cierre y los Informes Contables, incluido el Informe de Pérdidas y Ganancias— se cubren en tutoriales independientes.

La gestión de ingresos y gastos es un componente clave de la función de contabilidad. Obtenga más información sobre el módulo de contabilidad aquí.

Gestión de Ingresos

Tipos de Ingresos

GuestWisely clasifica los ingresos en tres tipos principales:

• Ingresos por Reservas: gestionados a nivel de reserva en el Editor de Reservas (enlazado al Gestor de Ingresos para fácil acceso).

• Ingresos de Propietarios: incluyen comisiones, fondos retenidos y gastos reembolsables pagados en nombre del propietario.

• Otros Ingresos: ingresos varios no vinculados a reservas (ej. reparto de ingresos o comisiones por atracciones locales), gestionados en el Gestor de Ingresos.

Esta guía comienza con cómo gestionar Otros Ingresos creados en el Gestor de Ingresos, para luego cubrir Ingresos por Reservas e Ingresos de Propietarios.

Gestor de Ingresos

Componentes clave del Gestor de Ingresos:

1. Panel: muestra todos los ingresos con herramientas de gestión integradas.

2. Acciones Principales: botones para añadir y gestionar ingresos.

3. Filters & Search: Filtros y Búsqueda: permiten encontrar y mostrar ingresos de forma eficiente.

Para acceder al Gestor de Ingresos, ve a: Soluciones > Contabilidad > Gestor de Ingresos.

Columnas del panel explicadas:

• Fecha: fecha del ingreso (puede diferir de la de creación).

• ID#: ID de reserva (si el ingreso está relacionado con una reserva).

• Categoría de Ingresos: categorías creadas en el Gestor de Ingresos.

• Nombre del Ítem: extraído del Gestor o introducido manualmente.

• Descripción: notas relacionadas con el ingreso.

• Importe: total del ingreso antes de impuestos.

• Impuesto: impuesto aplicado según lo configurado en Configuración de Propiedades (filtro por impuesto individual o todos).

• Total: importe del ingreso + impuestos.

• Recurrente: indica si el ingreso es recurrente o no.

• Eliminar: permite borrar el ingreso.

Añadir, Editar y Eliminar Ingresos

Primero, configura las categorías en el Gestor de Ingresos para que la gestión de ingresos se ajuste mejor a tus necesidades de negocio. Ver el tutorial completo aquí.

1. Haz clic en el botón Añadir Ingreso en el Gestor de Ingresos.

2. Completa la información en la ventana emergente.

Todos los ingresos fluyen automáticamente a los informes contables.

Consulte aquí el tutorial completo sobre el flujo contable.

Restaurar Ingresos Eliminados

Los ingresos eliminados pueden restaurarse fácilmente:

Ingresos por Reservas

Los Ingresos por Reservas (montos recibidos de los huéspedes) se gestionan en el Editor de Reservas para mayor precisión, aunque también son accesibles desde el Gestor de Ingresos, con enlaces directos a cada reserva.

En el Gestor de Ingresos puedes:

1. Ver u ocultar ingresos de reservas (no afecta al Informe de Ingresos).

2. Hacer clic en los ingresos con hipervínculo para acceder y editar la reserva correspondiente.

Los Ingresos por Reservas incluyen: importe de la reserva, servicios, impuestos y fondos retenidos. Todo esto fluye automáticamente hacia el Gestor de Ingresos, el Informe de Ingresos y el Informe de Pérdidas y Ganancias.

Ingresos de Propietarios

Puedes recibir ingresos de propietarios en distintas formas:

• Comisiones: tus comisiones se registran automáticamente en el Informe de Ingresos para reservas confirmadas.

• Fondos Retenidos: montos cobrados a huéspedes por daños o cancelaciones. Pueden mantenerse o asignarse como Fondos del Propietario, con opción de comisión.

• Gastos de Propietario: gastos de gestión pagados por adelantado y clasificados como gastos del propietario, para su posterior reembolso. Esto se refleja mediante una conciliación en la Liquidación de Propietario.

  • Ejemplo: si pagas un mantenimiento y lo marcas como Gasto de Propietario, aparecerá en la sección de Ingresos como monto adeudado por el propietario.

• Gastos de Reserva de Propietario: gastos relacionados con reservas de huéspedes, pagados por adelantado y reembolsados por el propietario.

  • Ejemplo: si pagas un servicio de limpieza y lo marcas como Gasto de Propietario, aparecerá en la sección de Ingresos para su reembolso.

Informe de Ingresos

El Informe de Ingresos ofrece una visión clara de todas las fuentes de ingresos: reservas, servicios al huésped, transacciones con propietarios, deducciones como impuestos y comisiones de canales, y cualquier ingreso externo que se añada o cargue en el sistema. Mira el tutorial completo aquí.

Gestión de Gastos

Tipos de Gastos

Gestionar eficazmente los gastos en GuestWisely es clave para maximizar los beneficios de nuestro sistema de Contabilidad Integrada, por lo que el tiempo que inviertas aquí valdrá completamente la pena.

En esta parte del tutorial, te guiaremos por las funciones esenciales de gestión de gastos. También cubriremos temas relacionados, como gastos de reserva, créditos y gastos asociados a propietarios.

A alto nivel, GuestWisely clasifica los gastos en dos tipos principales:

• Gastos de Reserva – Se gestionan a nivel de reserva en el Gestor de Reservas (con enlace para acceso rápido).

• Otros Gastos – Se gestionan directamente desde el Gestor de Gastos.

Ahora revisaremos el Gestor de Gastos, después nos centraremos en la gestión de Otros Gastos y concluiremos con Gastos de Reserva.

Gestor de Gastos

Para acceder al Gestor de Gastos, navega a Soluciones > Contabilidad > Gestor de Gastos.

Componentes clave del Gestor de Gastos:

1. Panel: muestra todos los gastos con herramientas de gestión integradas.

2. Botones de Acciones Principales: para añadir y gestionar gastos.

3. Filtros y Búsqueda: para localizar y mostrar gastos específicos de forma eficiente.

Columnas del panel explicadas:

• Fecha: fecha del gasto (puede diferir de la fecha de creación).

• ID#: ID de la reserva (si el gasto está relacionado con una reserva).

• Tipo de Gasto: categoría de gasto (gestionada en el Gestor de Gastos).

• Nombre del Ítem: predefinido en el Gestor o introducido manualmente.

• Descripción: notas opcionales relacionadas con el gasto.

• Importe: total del gasto antes de impuestos.

• Impuesto: impuesto aplicado (filtra por un impuesto concreto o por todos).

• Total: importe del gasto + impuestos.

• Recurrente: identifica los gastos recurrentes.

• Gasto de Propietario: marca un gasto como coste del propietario.

• Eliminar: borra el gasto.

Añadir, editar y eliminar Gastos

1. Haz clic en el botón Añadir Gasto en el Gestor de Gastos.

2. Cuando aparezca la ventana emergente Añadir Gasto, completa toda la información del gasto.

Todos los gastos se transfieren automáticamente a tus informes contables de GuestWisely y a los estados de cuenta del propietario. Consulta aquí el tutorial completo sobre el flujo contable.

Cargar Gastos en bloque

Los gastos pueden importarse en el Gestor de Gastos en bloque:

1.  Haz clic en el botón Cargar Gastos para abrir la ventana de carga.

Usa la leyenda de íconos en la esquina superior derecha del siguiente modo:

2.  Descarga la plantilla Excel/CSV, siguiendo las instrucciones proporcionadas.

3.  Rellena el archivo de Excel y luego haz clic en el botón Cargar. La plantilla en pantalla mostrada arriba es donde aparecerán primero tus gastos tras la carga del archivo.

4.  Haz clic en el botón Escanear hoja de cálculo: el sistema resaltará los errores para que puedas corregir y volver a cargar. Si los problemas persisten, escribe a support@guestwisely.io para recibir ayuda.

5.  Haz clic en el botón Créditos de Propietario para transacciones relacionadas con créditos (se tratan por separado).

Restaurar Gastos Eliminados

Restaura gastos eliminados accediendo a la sección Gastos Eliminados:

Gastos de Reserva

Los gastos de reserva son costes incurridos al proporcionar servicios a los huéspedes, como limpieza o transporte al aeropuerto. Tu coste por prestar estos servicios se considera un gasto de reserva, mientras que la tarifa que cobras por ellos se registra como ingreso.

Configuración de los Gastos de Reserva:

Dado que Gastos de Reserva, Servicios e Impuestos suelen formar parte de una reserva de huésped, la forma en que funcionan las reglas de GuestWisely para cada uno es esencialmente la misma. Sin embargo, en este tutorial nos centraremos en Gastos de Reserva.

1. Los gastos de reserva se configuran en el área Gastos de Reserva dentro de Configuración de Propiedades, donde se categorizan en dos tipos:

• Gastos Predeterminados – Marcados como “Establecer como predeterminado”, se aplican automáticamente a todas las reservas a menos que se eliminen manualmente en el Editor de Reservas al gestionar la reserva. También aparecen como tarifas obligatorias en tu Motor de Reservas, lo que significa que los huéspedes no pueden deseleccionarlas. Un ejemplo habitual es la tarifa de limpieza.

• Gastos Opcionales – Deben seleccionarse manualmente al gestionar la reserva en el Editor de Reservas. En el Motor de Reservas, aparecen como complementos opcionales que los huéspedes pueden elegir incluir. Un ejemplo de gasto opcional es el transporte al aeropuerto.
  
  

2. Una vez configurados, los gastos de reserva aparecen en el Editor de Reservas, como se muestra a continuación:

• Los Gastos Predeterminados están marcados automáticamente, lo que significa que se aplican por defecto a menos que los desmarques caso por caso. Como son obligatorios, los huéspedes no podrán eliminarlos de su cotización en el Motor de Reservas.

• Los Gastos Opcionales aparecen desmarcados y se aplican bajo demanda. También se muestran deseleccionados en tu Motor de Reservas por defecto y los huéspedes pueden seleccionarlos si lo desean. El transporte al aeropuerto es un ejemplo de este caso de uso.
  
  
  

Gestión de los Gastos de Reserva

Los gastos de reserva se gestionan a nivel de reserva dentro del Editor de Reservas para garantizar la exactitud de los datos. También son accesibles a través del Gestor de Gastos, donde están vinculados directamente a sus respectivas reservas para realizar modificaciones rápidas.

En el Gestor de Gastos, puedes hacer lo siguiente con los Gastos de Reserva:

1. Ver u ocultar los gastos de reserva mediante la casilla de verificación correspondiente.

2. Hacer clic en los gastos con hipervínculo para acceder y editar las reservas correspondientes.

Además de los gastos preconfigurados, puedes crear gastos de reserva únicos y puntuales directamente dentro de una reserva individual usando el Editor de Reservas.

Los Gastos de Reserva fluyen automáticamente a tu Gestor de Gastos, Informe de Gastos, Informe de Pérdidas y Ganancias y Liquidaciones de Propietario, etc.

Créditos y Gastos de Propietario

Créditos de Propietario

La función de Crédito de Propietario se utiliza para facilitar ajustes de saldo y conciliaciones puntuales. Ofrece la flexibilidad necesaria para cubrir diversas necesidades.

Los créditos de propietario se reflejan como créditos en la Liquidación de Propietario y se registran como gasto bajo Gastos de Gestión de Propiedades en tus informes contables.

Para emitir un crédito de propietario, haz clic en el icono correspondiente mostrado en la primera imagen de la sección anterior. Esto generará la ventana emergente que se muestra a continuación:

A continuación, introduce el nombre y la descripción del crédito, especifica el importe y los impuestos aplicables, selecciona la fecha del crédito y asígnalo a la propiedad y propietario correspondientes. El crédito se reflejará en su Liquidación de Propietario.

Gastos de Propietario

Los Gastos de Reserva pueden clasificarse de cualquiera de las siguientes maneras:

• Gasto de Propietario: coste del que es responsable el propietario, que aparece en su Liquidación de Propietario.

  • Las tarifas de servicio asociadas a la gestión de una reserva de propietario aparecen como Gastos de Propietario en la sección Servicios de Gestión de Propiedades de la Liquidación de Propietario.

• Mis Gastos: coste cubierto por ti, el gestor de propiedades, que no se incluye en la Liquidación de Propietario.

Para convertir un gasto en Gasto de Propietario dentro de una Liquidación de Propietario:

1. Elige la propiedad correspondiente.

2. Marca la casilla “Cargar al propietario en su liquidación”.

3. (Opcional) Añade un margen al gasto.

Tratamiento contable de los Gastos de Propietario:

• Los Gastos de Propietario se registran como Gastos de Gestión de Propiedades en tu Informe de Pérdidas y Ganancias.

• Dado que el gasto se repercute al propietario, también se registra como ingreso, junto con cualquier margen aplicado.

• Este enfoque garantiza una contabilidad precisa y mantiene tu posición financiera.
  
  

Informe de Gastos

El Informe de Gastos ofrece una vista completa de todos tus gastos en un solo lugar, combinando los Gastos de Reserva procedentes del Editor de Reservas con aquellos registrados en el Gestor de Gastos. Este informe consolida y organiza tus datos financieros para un seguimiento y reporte sin fricciones. Con filtros dinámicos y un formato flexible, incluidos vistas Estándar y Personalizadas, puedes generar informes profesionales y a medida que se ajusten sin esfuerzo a las necesidades de la gestión de alquiler vacacional.

Consulta el tutorial completo aquí.