Gestión de Propiedades Parte 3: Configuración Inicial de la Propiedad

Introducción

Los Ajustes de Propiedad te permiten configurar los datos de tu propiedad y controlar cómo se presentan en tu página web y en los canales (OTAs) como Airbnb o Booking.com. Siguiendo estas guías podrás mostrar los detalles de tu propiedad con claridad y precisión.

• Perfil de la Propiedad: completa toda la información de tu propiedad (nombre, superficie, ubicación, tipo, tags, propietario, etc.) para dar una presentación completa y profesional.

• Fotos de la Propiedad: sube imágenes de calidad de cada estancia, exteriores y detalles especiales. Añade descripciones atractivas para resaltar características únicas.

• Equipamiento: especifica los servicios y comodidades disponibles para los huéspedes.

• Gestión de Precios: crea estrategias de precios flexibles adaptadas a tu negocio, incluyendo ajustes estacionales.

• Políticas: gestiona las reservas y define estrategias de fidelización optimizando beneficios.

• Ajustes de Pago: integra pasarelas de pago seguras para procesar transacciones sin complicaciones.

• Instrucciones: proporciona indicaciones claras para mejorar la experiencia del huésped.

• Otros Ajustes: gestiona impuestos, gastos y comisiones fácilmente desde un solo lugar.

Perfil de la Propiedad

En esta sección puedes añadir toda la información esencial de tu propiedad: nombre, tipo, dirección, descripciones y contenido multimedia. También incluye herramientas de mapeo, asignación de propietarios y filtros/tags de búsqueda para mejorar la visibilidad y la organización.

Datos de la Propiedad

• Accede a Ajustes de Propiedad > Perfil para empezar a completar la información.

Información Adicional

Mapeo

El mapeo muestra la ubicación exacta de la propiedad. Se integra con el Motor de Reservas de GuestWisely y con los canales, ayudando a los viajeros a encontrar la propiedad fácilmente. Busca tu dirección en el campo “Pinpoint Location” y fíjala en el mapa.

Códigos Dinámicos de la Propiedad

Inserta códigos dinámicos en mensajes automatizados o correos electrónicos en tiempo real para generar contenido estático o dinámico relevante para esta propiedad.

Filtros de Búsqueda / Etiquetas

• Filtro de Búsqueda: Asigna hasta 8 criterios de búsqueda relevantes a esta propiedad. Estos aparecerán en el motor de búsqueda de tu página web.

• Etiquetas: Las etiquetas de propiedad mejoran la funcionalidad de búsqueda tanto para tus huéspedes en la web como para tus gestores de reservas en el sistema.

1. Marca o desmarca las casillas correspondientes para habilitar o deshabilitar filtros.

2. Marca o desmarca las casillas correspondientes para habilitar o deshabilitar etiquetas.

3. Haz clic en el enlace “Ir al Motor de Búsquedas” para gestionar filtros o en “Añadir nuevo+”.

4. Haz clic en “Añadir nuevo+” para acceder a la página de gestión de etiquetas.

Detalles del Propietario

La sección de Detalles del Propietario te permite asignar propietarios a tus propiedades y gestionar la información de propiedad de forma eficiente.

Beneficios clave:

• Estados de cuenta de propietario autocompletados – Los datos ingresados aquí se usarán automáticamente en las liquidaciones de propietario, reduciendo trabajo manual.
  
  

• Notificaciones automáticas – Las notificaciones de reserva y liquidaciones de propietario se enviarán automáticamente según la configuración establecida.
  
  

• Múltiples propietarios por propiedad – Puedes asignar hasta tres propietarios a una propiedad, lo que brinda flexibilidad en la gestión.
  

Configura los Detalles del Propietario seleccionando un propietario existente o creando uno nuevo para una gestión fluida de propiedades y liquidaciones.

Notas Internas

Registra notas internas de la propiedad para ti y tu equipo.

Fotos de la Propiedad

Muestra tu propiedad con imágenes de alta calidad que cautiven a los huéspedes potenciales. Incluye fotos de cada habitación, vistas exteriores y amenidades destacadas, acompañadas de descripciones claras y atractivas.

Cómo empezar:

1. Arrastra y suelta, o haz clic en “Explorar” para subir tus imágenes.

2. Elige una categoría de foto en el menú desplegable (p. ej. Habitación, Propiedad, Amenidades).

Nota: El perfil de la propiedad requiere un mínimo de 10 fotos y cada archivo no puede superar los 5 MB.

Amenidades

Resalta el equipamiento de tu propiedad para ofrecer comodidad a los huéspedes y asegurar una experiencia agradable.

Información de la Propiedad

Proporciona detalles clave de tu propiedad, incluyendo el tipo, capacidad máxima de huéspedes y número de habitaciones, para ayudar a los clientes a tomar la mejor decisión.

1. Selecciona el Tipo de Propiedad (p. ej. estudio, casa, villa).

2. Introduce el número máximo de huéspedes en el campo Máx. Huéspedes.

3. Especifica el número de habitaciones.

Permisos de la Propiedad

Establece pautas claras para los huéspedes durante su estancia. Especifica las condiciones de uso de las amenidades.

Resumen de Amenidades

Proporciona descripciones detalladas de las amenidades de la propiedad para informar y atraer huéspedes, y elige si deseas mostrar iconos de amenidades en tu página web.

Amenidades de la Propiedad

Define y personaliza las diferentes amenidades disponibles. 

Pasos:

1. Accede a la pestaña Amenidades de la Propiedad.

2. Marca las amenidades deseadas.

3. Opcional: Asigna un nombre alternativo a una amenidad.

4. Introduce la cantidad disponible de cada amenidad.

Otros Equipamientos

Para equipamientos especiales o personalizadas, utiliza la pestaña Otros Equipamientos. Estas aparecerán en la sección “Otros” de tu página web.

1. Accede a la pestaña Otros Equipamientos.

2. Haz clic en +Añadir Nuevo.

3. Opcional: Escribe el nombre del equipamiento.

4. Especifica la cantidad disponible.

Gestión de Tarifas

Diseña estrategias de precios flexibles adaptadas a tu negocio, incluyendo ajustes estacionales y reglas especiales para optimizar la ocupación y maximizar los ingresos.

Para obtener más información, consulte el tutorial completo aquí.

Políticas de Pago

Las Políticas de Pago te permiten gestionar los pagos de los huéspedes estableciendo pautas claras tanto para estancias cortas como largas.

Configuración General para Estancias Cortas

Accede a Políticas de Pago desde:
 Gestor de Portfolio > Configuración de Propiedades > Políticas en tu panel de GuestWisely.

Aquí defines la estructura principal de pagos de tu propiedad. Opciones disponibles:

1. Depósito: Especifica el porcentaje o importe fijo requerido por adelantado para confirmar una reserva.

2. Pagos Fraccionados: Decide si quieres permitir a los huéspedes dividir el pago en cuotas.

3. Personalizar Declaraciones: GuestWisely ofrece un editor de texto para que adaptes los textos de tus Políticas de Pago en el Contrato de Alquiler y en tu página web.

Reservas Online Avanzada - Extra

GuestWisely cubre la mayoría de los escenarios de reservas mediante diferentes Complementos y mejora la experiencia de pago con varias opciones de pago y descuentos.

Política de Cancelación

1. Reservas Directas: Define manualmente la política de cancelación para las reservas realizadas en tu web.

2. Reglas de Cancelación: Crea reglas específicas que indiquen el porcentaje del importe a reembolsar según la antelación de la cancelación.

3. Airbnb: Si utilizas la integración directa, deberás elegir entre las políticas predefinidas de Airbnb.

4. Booking.com: Igual que en Airbnb, se aplican sus políticas predefinidas.

5. Vrbo: Deberás seleccionar una de sus políticas predefinidas.

Fondos Retenidos

Los fondos retenidos por cancelaciones se pueden asignar automáticamente a la Liquidación de Propietario, facilitando la contabilidad. Esta política puede configurarse como predeterminada o gestionarse individualmente por reserva.

Configuración de Largas Estancias

Si deseas ofrecer estancias largas además de cortas, o dedicarte exclusivamente a alquileres a largo plazo, GuestWisely te ofrece tres configuraciones:

1. Estancia Larga No Requerida

Selecciona esta opción si trabajas principalmente con alquileres de corta duración

2. Aplicar Lógica de Estancias Largas

Úsala si combinas alquileres cortos y largos. Aquí puedes definir:

• Duración mínima de la estancia larga: Número mínimo de noches.

• Regularidad de pago: Define si deseas pagos mensuales, trimestrales, etc.

• Depósito reembolsable por daños (opcional)

• Tarifas diferenciadas para estancias largas (configuradas en la Tabla de Tarifas).
  

3. Aplicar Políticas de Inquilinos

Esta opción es ideal si ofreces únicamente alquileres a largo plazo. En este caso, el sistema ignora la Tabla de Tarifas y en su lugar aplica un cargo mensual fijo:

Renta total por mes: Especifica el importe equivalente a 30 noches requerido para que una reserva se considere de tipo inquilino.

• Regularidad de pago: Define la frecuencia con la que deseas cobrar la renta (por ejemplo, mensual, trimestral).

• Depósito reembolsable por daños (opcional): Decide si deseas incluir un depósito reembolsable para estancias largas.

Personalizar la Experiencia del Huésped

Texto explicativo: Al igual que en las estancias cortas, el sistema ofrece un texto predeterminado en el Contrato de Alquiler y en tu Página Web explicando tus políticas. Puedes revisarlo y editarlo para mayor claridad y coherencia con tu estilo.

Configuración de Pagos

Configuración de la Pasarela de Pago

Para garantizar que todas las Pasarelas de Pago funcionen correctamente, debes configurar una Clave que conecte con el software de la pasarela.

1. Ve a Gestor de Portfolio > Configuración de Propiedades > Métodos de Pago y selecciona la pasarela de pago que deseas usar para esa propiedad.

2. Antes de poder utilizarla, deberás finalizar la configuración introduciendo la Clave requerida en el apartado de ajustes.

Método de Pago Tradicional

Si decides no usar ninguna de las Pasarelas de Pago ofrecidas por GuestWisely, puedes optar por métodos tradicionales como Transferencia Bancaria o Cheque/Efectivo.

1. Selecciona la opción: “No uso ninguno de los >30 proveedores listados y me gustaría recibir ayuda para configurar uno.”

2. Indica los métodos de pago que aceptas: Transferencia Bancaria, Cheque, Efectivo u Otro.

3. Introduce la información correspondiente (detalles bancarios, cheque u otras instrucciones).

Gestión Avanzada de Pagos - Extra

Si seleccionas una de las Pasarelas de Pago, podrás activar el Complemento Avanzado de Pago (requiere compra previa).

Con este complemento podrás:

• Registrar automáticamente los pagos de los huéspedes en tu cuenta GuestWisely.

• Programar cobros automáticos de segundas cuotas según el calendario configurado.

• Guardar de forma segura los datos de tarjeta de crédito encriptados, lo que permite realizar cargos o reembolsos bajo demanda desde GuestWisely.

• Cobrar automáticamente a los huéspedes conforme a tu calendario de pagos.

Nota: Si habilitas los cobros automáticos de cuotas, esta funcionalidad se aplicará a todas las propiedades en las que uses pasarelas como Stripe, Authorize.net, PayGate, First Atlantic Commerce, Worldpay u otras incluidas en la opción +25. No es una opción configurable por propiedad individual.

Pasos:

1. Selecciona la pasarela de pago deseada.

2. Activa la opción “Gestión Avanzada de Pagos”.

Configuración de Instrucciones

Proporcionar instrucciones claras y concisas asegura una experiencia fluida para tus huéspedes. Aquí podrás configurar políticas, direcciones y normas de tu propiedad:

Logística

Políticas de Check-In/Check-Out

Las reglas configuradas en esta sección (Políticas de Check-In/Check-Out) se aplican a todas las reservas de la propiedad seleccionada (o adicionales, si se guardan conjuntamente).

• Hora de Check-In: Hora más temprana de entrada.

• Hora límite de Check-In: Hora máxima permitida para entrar.

• Hora de Check-Out: Hora establecida para salida.

Excepciones y Tarifas

Permite definir cargos adicionales cuando los huéspedes no cumplen los horarios estándar de Check-In/Check-Out al reservar (por ejemplo, desde Rentals United).

Pasos para crear una política de excepción:

1.  Haz clic en Añadir Nuevo+.

2.  Elige el tipo de excepción.

3.  Configura la franja horaria aplicable.

4.  Introduce el importe de la tarifa adicional.

Instrucciones para Huéspedes

Se mostrarán en tu Página Web y en la Aplicación de Huéspedes de GuestWisely, facilitando una experiencia sin fricciones:

1. Rellena los campos de instrucciones de Check-In y Check-Out.

2. Especifica los requisitos para la salida.

3. Revisa e incluye tarifas para Check-In/Check-Out anticipado o tardío.

4. Define intervalos de limpieza intermedia (si corresponde).

5. Añade cualquier otra información relevante para los huéspedes.

Direcciones

Ayuda a tus huéspedes a localizar fácilmente la propiedad y la zona de check-in con instrucciones claras:

1.  Especifica el lugar de check-in.

2.  Elige un método de carga (ejemplo: mapa, PDF).

3.  Escribe una descripción con las indicaciones.

4.  Sube el mapa o archivo correspondiente.

Nota: Si cargas un archivo en formato PDF, simplemente adjunta el documento sin necesidad de añadir descripción.

Normas de la Casa

Proporciona a los huéspedes información esencial y normas claras:

Normas de la Casa: Incluye todas las reglas que aplican durante la estancia.

Acceso a la Propiedad:

• Instrucciones de Entrada: Explica cómo acceder a la vivienda.

• Código de Acceso: Indica cualquier código de puerta o contraseña necesaria.

• Detalles de Wi-Fi: Nombre de la red, contraseña y recomendaciones de uso.

Basura y Reciclaje: Explica el procedimiento adecuado para la eliminación de residuos y reciclaje.

Otros Ajustes

Impuestos

La configuración de impuestos te permite gestionar tasas de diferentes fuentes (ej. impuestos de Airbnb, impuestos de canal como Impuesto Municipal, Impuesto Local, IVA…).

Estos impuestos se contabilizan automáticamente en cada reserva y te ayudan a mantener un mejor control de ingresos y gastos en la Contabilidad Fiduciaria de GuestWisely.

Pasos:

1. Haz clic en Añadir+ para crear un nuevo impuesto.

2. Introduce el detalle del impuesto.

3. Configúralo como predeterminado si aplica.

4. Define el impuesto para reservas locales.

5. Selecciona el Tipo de Impuesto de Canal que mejor describa el cargo requerido (esto ayuda en el mapeo con canales).

6. Activa la opción Airbnb recauda impuestos (si corresponde).

Gastos de Reserva

El módulo de Gastos de Reserva te ayuda a gestionar automáticamente los gastos asociados a cada reserva dentro de la Contabilidad Fiduciaria de GuestWisely.

Pasos:

1. Haz clic en Añadir+ para registrar un gasto.

2. Introduce el detalle del gasto.

3. Marca si aplica a alquileres.

4. Asocia el gasto a servicios.

5. Añade los impuestos relacionados al gasto.

6. Configúralo como predeterminado si aplica.

7. Define si el gasto aplica a Reservas de Canal.

Comisiones

GuestWisely ofrece distintos métodos para calcular y reportar comisiones, con soporte completo y registro automático dentro del módulo de Contabilidad Fiduciaria.

Opciones de configuración:

1. Sin comisión: No se cobra ninguna comisión al propietario.

2. Comisión porcentual: Define un % sobre alquileres y servicios y aplícalo como comisión al propietario.

3. Comisión “Cost-plus” (Mark-up): Permite incrementar tarifas para obtener un margen de beneficio adicional respecto al propietario.

Configuración de Servicios

El módulo de servicios te permite organizar todos los servicios asociados a tu propiedad, conectándolos directamente con la Carpeta del Huésped en Comunicaciones Unificadas y con los detalles de cada reserva en el Editor de Reservas.

Pasos:

1. Introduce el detalle del servicio.

2. Configura el servicio como predeterminado si aplica.

3. Indica si aplica para reservas locales.

4. Marca si aplica a reservas online.

5. Aplica el servicio a múltiples unidades.

6. Configura los requisitos del Channel Manager si corresponde.

7. Añade una descripción del servicio.

8. Haz clic en Añadir+ para registrar el nuevo servicio.