Perfiles de Usuario y Permisos

Introducción

Gestionar un equipo de hospitalidad de forma eficiente requiere un enfoque bien estructurado para asignar roles, automatizar tareas y agilizar la comunicación. En este tutorial aprenderás a configurar los perfiles de usuario y permisos dentro del PMS de GuestWisely, asegurando que cada miembro del equipo tenga el nivel de acceso y responsabilidad adecuado.

Descubrirás cómo configurar los roles esenciales, incluyendo Gestores de Reservas, Limpieza, Gestores de Check-in, Equipo de Mantenimiento y Equipo de Conserjería, así como personalizar sus perfiles para adaptarlos a tus necesidades.

El tutorial también cubre cómo optimizar la visibilidad del equipo, dándote la opción de permitir que el personal vea las tareas de otros (fomentando la colaboración) o mantener la privacidad, según las preferencias de tu organización.

Además, explorarás los beneficios de la automatización de tareas, decidiendo si asignarlas automáticamente o de forma manual para mayor eficiencia y menos errores.

Finalmente, la mensajería automática y los recordatorios de tareas ayudan a mantener a tu equipo informado sobre nuevas reservas y tareas próximas. Con estas herramientas, puedes reducir el esfuerzo manual, minimizar errores y garantizar que tu equipo siempre esté informado y preparado.

Perfiles de Usuario

Gestor de Reservas

Este rol está diseñado para los miembros del equipo que necesitan acceso a información de huéspedes, reservas, configuración de propiedades, contabilidad y herramientas de marketing.

1.Ve a Configuración y selecciona Derechos de usuario.

2. En la pestaña Gestor de Reservas, puedes añadir detalles de usuario y definir niveles de acceso. También puedes ver los usuarios previamente añadidos en el menú desplegable Seleccionar Perfil.

Operations team 
Puedes configurar perfiles para diversas tareas operativas del día a día, incluyendo:

• Limpieza: gestión de todas las tareas relacionadas con la limpieza de propiedades.

• Gestores de Check-in: preparación de la propiedad para la llegada de huéspedes o recepción personal.

• Equipo de Mantenimiento: gestión de reparaciones o mantenimiento necesarios en la propiedad.

• Equipo de Conserjería: asigna personal en sitio a reservas de huéspedes, manual o automáticamente, sin necesidad de que inicien sesión en el PMS. Los huéspedes pueden contactar a su conserje asignado directamente desde la app de GuestWisely, donde se muestran datos clave como nombre, teléfono, email y WhatsApp (si está disponible) en la sección de Asistencia.

Cada perfil se puede personalizar en base a las responsabilidades. Por ejemplo, una persona puede desempeñar el rol de limpieza y check-in a la vez, y varios usuarios pueden estar asignados a un único rol. Para cada rol, puedes especificar permisos de usuario, el número de propiedades que pueden gestionar y su idioma preferido de interfaz.

1.Ve a Configuración y selecciona Derechos de usuario.

2. Navega a la pestaña Operaciones.

3. En Crear Perfiles Individuales, puedes configurar nuevos perfiles para Limpieza, Gestores de Check-in, Equipo de Mantenimiento y Equipo de Conserjería, o seleccionar un perfil existente para modificarlo.

Ajustes Globales: Visibilidad del Equipo y Automatización

Los Ajustes Globales, en la pestaña de Operaciones, te permiten definir permisos y comportamientos para todos los roles clave (Limpieza, Gestores de Check-in, Mantenimiento, Conserjería).

Puedes:

• Habilitar o restringir la visibilidad de tareas entre miembros del equipo.

• Elegir entre asignación automática o manual de tareas.

• Definir calendarios de limpieza en base a fechas de check-in o check-out.

Estos ajustes se aplican en todas las propiedades y perfiles del equipo.

Optimización de la Visibilidad del Equipo

En la sección de Ajustes Globales, puedes configurar la visibilidad del personal para fomentar la colaboración o mantener privacidad, según las necesidades de tu empresa:

• Colaboración de Equipo: si tu organización valora el trabajo colaborativo entre personal de limpieza, puedes habilitar la visibilidad para que todos los miembros vean las tareas del resto. Así, un miembro que termine antes puede ayudar a otros o asumir tareas adicionales.

• Vista Restringida: para empresas con equipos de limpieza competitivos o múltiples proveedores de servicio, puedes limitar la visibilidad para que cada miembro solo vea sus propias tareas.

Selecciona o deselecciona la opción “Permitir que el personal de limpieza vea las tareas de otros” en los Ajustes Globales. Esta configuración puede aplicarse también a otros roles.

Automatización de Flujos Operativos

• Asignación Automática: implementar un sistema de autoasignación ofrece ventajas clave de eficiencia operativa. Ahorra tiempo al reducir la necesidad de asignar tareas manualmente, permitiendo que el equipo se enfoque en tareas críticas. Además, asegura que, por ejemplo, las tareas de limpieza se asignen automáticamente al miembro correspondiente en función de sus propiedades o áreas, reduciendo errores y mejorando la calidad del servicio.

• Asignación Manual: para mayor control, puedes asignar manualmente tareas específicas a los miembros del equipo en función de su disponibilidad y habilidades.

• Mensajería Automática y Recordatorios de Tareas: la mensajería automática asegura que los miembros reciban actualizaciones puntuales sobre nuevas reservas o recordatorios de tareas. Puedes configurar el sistema para enviar notificaciones cuando se confirme una nueva reserva o cuando se necesiten recordatorios de tareas, yendo a Configuración > Plantillas y Automatización > Mensajes Automatizados > Notificación de Limpieza (esta notificación también está disponible para el Gestor de Check-in).

Cuando configures el sistema, tendrás la opción de definir el nivel de acceso de cada usuario y determinar qué propiedades debe gestionar. Esta flexibilidad permite optimizar operaciones y adaptar tareas a las capacidades de cada miembro del equipo.

Asignación de Colaboradores desde el Editor de Reservas
Una vez añadidos los colaboradores, puedes asignar manualmente un miembro del equipo a una reserva en el Editor de Reservas, haciendo doble clic en una reserva y yendo a la sección Gestionar > Otros > Asignación de Personal.

Alternativamente, si has habilitado la asignación automática en tus Ajustes Globales, el sistema asignará un colaborador automáticamente.

Importante – Práctica de Inicio de Sesión Diario

Recomendamos encarecidamente entrenar a tu equipo para que inicie sesión en el sistema diariamente y revise su calendario de tareas directamente desde el Panel. Este hábito les ayuda a estar informados de sus responsabilidades y de cualquier cambio de última hora.