Introducción
La gestión de contratos de alquiler no tiene por qué ser una tarea manual ni consumir demasiado tiempo. Nuestra función de Firma Digital moderniza la forma en que los administradores de propiedades gestionan los contratos de huéspedes, ofreciendo una experiencia de forma fluida, segura y totalmente en línea.
Al integrar esta función en tu flujo de reservas, eliminas el papeleo y reduces fricciones, asegurando que cada contrato se firme, almacene y sea accesible con facilidad.
Desde la activación hasta la automatización, esta guía te muestra todo el proceso de configuración, ayudándote a ofrecer una experiencia perfecta tanto para tu equipo como para tus huéspedes.
La automatización de este proceso ahorra tiempo mientras garantiza que tus contratos sean firmados, almacenados y compartidos de manera eficiente. Para comenzar, dirígete al apartado de Soluciones > Documentos > Contratos de Alquiler, luego abre la pestaña Firma Digital.
La firma digital es un componente clave del módulo de gestión de documentos. Obtenga más información sobre el módulo de gestión de documentos aquí.
Activación de la Firma Digital
Verifica tu suscripción
Primero, asegúrate de que la función de Firma Digital esté incluida en tu plan de suscripción. Para comprobarlo o activarla:
Ve al apartado de Configuración de la Cuenta > Administrar Cuenta > Administración de la Cuenta.
Desplázate hasta el final y confirma que la opción de Firma Digital esté activada.
Esta configuración única asegura que tu sistema esté listo para admitir la firma digital de contratos en todo tu portafolio.
Firma Digital en los Contratos de Alquiler
Una vez activada, debes habilitar la Firma Digital en los ajustes de Contratos de Alquiler:
Ve al apartado de Soluciones > Documentos > Contratos de Alquiler, y haz clic en Firma Digital.
Selecciona la opción: “Incluir la función de Firma Digital con mi suscripción”.
Sube tu firma o sello comercial —esto aparecerá en tus contratos tanto en GuestWisely como en las reservas realizadas en tu sitio web..
Haz clic en Guardar para aplicar los cambios. Puedes guardar esta configuración para una propiedad, varias o todas al mismo tiempo.
Nota:
La Firma Digital no funcionará hasta que la configuración de la propiedad esté completa.
Solo las reservas realizadas después de la activación admitirán la firma digital; las reservas existentes no se verán afectadas.
Plantillas y comunicación automatizada
Para aprovechar al máximo la Firma Digital, intégrala en tus flujos de comunicación automatizada. Ve al menú principal y selecciona Plantillas y Automatización. Allí encontrarás plantillas de mensajes categorizadas por fuente de reserva:
Reservas Directas
Reservas en Sitio Web
Reservas por Canales
Reservas Directas
Para reservas directas, utiliza la plantilla de correo “Confirmación de Reserva” dentro del apartado de Plantillas de Correos del Sistema e inserta el código dinámico [DIGITAL_SIGNATURE] en el cuerpo del correo. Esto generará un enlace único para que los huéspedes firmen digitalmente su contrato..
Ejemplo:
"Para confirmar su reserva, haga clic en el siguiente enlace y firme digitalmente nuestro contrato de alquiler."
[DIGITAL_SIGNATURE]
Consejo: Haz clic en el ícono o añade el corchete [ para activar la escritura predictiva con la lista de todos los otros códigos disponibles.
Al confirmar la reserva, el huésped recibirá un correo con un enlace “Aceptar Términos”.
El huésped podrá hacer clic en el enlace, revisar el contrato y firmarlo digitalmente marcando la casilla “Confirmo que he revisado y acepto el contenido completo de este documento”, luego presionar Confirmar.
Después de firmar, podrá descargar el contrato firmado para sus registros.
Reservas en Sitio Web
Para reservas realizadas a través de tu sitio web integrado o del motor de reservas GuestWisely:
Utiliza la plantilla “Respuesta de Reserva en Sitio Web” desde el apartado de Mensajes Automatizados.
El proceso de Firma Digital ya está integrado en el flujo de pago, por lo que no requiere configuración adicional.
Durante el proceso de reserva, el huésped deberá aceptar los términos del contrato de alquiler. Si la Firma Digital está habilitada, el contrato se firmará automáticamente como parte de la confirmación.
Posteriormente, el huésped recibirá un correo de confirmación con el contrato firmado adjunto. Para revisar el acuerdo, simplemente abre el correo electrónico de confirmación y revisa el archivo adjunto.
Reservas por Canales
Utiliza la plantilla “Respuesta de Reserva de Canal” desde el apartado de Mensajes Automatizados e inserta el código [DIGITAL_SIGNATURE] en el email.
Así, los huéspedes que hacen reservas en canales externos (Airbnb, VRBO, entre otros) recibirán un correo con el enlace para firmar digitalmente el contrato, igual que en las Reservas Directas.
Seguimiento de contratos firmados
Rastreo desde la Bandeja de Seguimiento
Para encontrar acuerdos con firma digital, revisa la bandeja de entrada de consultas y busca un ícono cuadrado al lado del indicador de pago.
Usa los filtros bajo Pagos y Firma Digital para rastrear acuerdos firmados o sin firmar.
El ícono del lápiz en la columna de Firma Digital indica que el acuerdo yá ha sido firmado.
Seguimiento mediante reportes de Reservas
En el apartado de reportes Reserva, utiliza el filtro Estado de Contrato de Alquiler (ej. firmado o pendiente) para dar seguimiento a los contratos aún no firmados.
Seguimiento de contratos no firmados
1. Crear una plantilla de recordatorio
Ve al apartado de Plantillas y Automatización > Plantillas de Correo Personalizadas.
Crea una plantilla de Recordatorio de Firma Digital con un mensaje cordial e incluye el código de [DIGITAL_SIGNATURE] para reenviar el enlace de firma.
2. Enviar correos de recordatorio
En la bandeja de Consultas, selecciona una reserva con contrato no firmado y haz clic en Responder Correo.
Usa la Plantilla de Correo Personalizada para enviar el recordatorio al huésped.
3. Monitorear y hacer seguimiento
Revisa regularmente los Recordatorios y los informes de Reservas para identificar los contratos que estén pendientes.
Envía recordatorios adicionales según sea necesario.
La firma digital es un componente clave del módulo de gestión de documentos. Obtenga más información sobre el módulo de gestión de documentos aquí.
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