El Gestor de Reservas Parte 1: Comunicaciones Unificadas

Modificado el Vie, 26 Sep a 2:36 P. M.

Introducción

GuestWisely consolida herramientas únicas y esenciales en una sola plataforma, pensada para optimizar la gestión de alquileres vacacionales. En el centro de la plataforma está el Gestor de Reservas. La productividad se potencia gracias a nuestra Arquitectura Integrada, que conecta lógicamente las funciones a lo largo del sistema para lograr un mayor impacto. El Gestor de Reservas lo demuestra al generar un impacto más eficiente en el flujo de trabajo comparado con otras plataformas de la competencia.

Impulsado por una robusta infraestructura de Comunicaciones Unificadas, el Gestor de Reservas centraliza las comunicaciones con huéspedes de todos los canales de reserva —como Airbnb, Booking.com y Vrbo— y medios de mensajería como correo electrónico, SMS y WhatsApp en una única interfaz simplificada. Además, esta capa de comunicación integra directamente mensajeros de cada canal, permitiendo que el Gestor de Reservas active y coordine de manera fluida las tareas en toda la plataforma de GuestWisely.

Gran parte de la interfaz del Gestor de Reservas te resultará familiar e intuitiva, lo que garantiza un proceso de incorporación sin contratiempos. No obstante, cada decisión de diseño es intencional, y bajo esa superficie intuitiva se esconden potentes funciones en las que vale la pena invertir tiempo, ya que esto potenciará significativamente el impacto de GuestWisely en tu negocio.

La experiencia de incorporación en GuestWisely, con su formación, tutoriales y guías dentro de la misma plataforma, está pensada para que le saques el máximo partido al sistema y lo adaptes a lo que tu negocio necesita.

Este tutorial ofrece un recorrido por la interfaz del Gestor de Reservas, destacando cómo las comunicaciones con los huéspedes y las funciones principales de reservas se integran para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo. Otros tutoriales profundizarán sobre el tema de las Comunicaciones Unificadas y en los flujos de trabajo de gestión de consultas, reservas y pagos.

La Interfaz de Usuario del Gestor de Reservas

Vista General

La interfaz del Gestor de Reservas consta de cuatro partes principales:

Calendario de Portafolio para ver disponibilidad, seguir la actividad de huéspedes y tomar acciones sin salir de la página.
Carpetas de Comunicación para almacenar distintos tipos de mensajes y gestionar consultas, presupuestos y reservas.
Panel de Mensajes para acceder a todos los mensajes en una carpeta en particular
Ventana de Mensajes para recibir, enviar y guardar mensajes.

Las Barras de Herramientas están integradas con el Panel de Mensajes y la Ventana de Mensajes. Veamos ahora cada área en detalle para entender cómo encajan todas:

Calendario de Portafolio

El Calendario de Portafolio te permite ver y gestionar todas las reservas en un solo lugar. Las propiedades mostradas y la información que aparece sobre las fechas reservadas son configurables. Puedes crear cotizaciones o reservas, bloquear fechas para mantenimiento o uso del propietario, o ajustar tarifas directamente desde el calendario.

El diseño interactivo brinda visibilidad instantánea de disponibilidad, detalles de huéspedes y fuentes de reserva, con estados codificados por colores que distinguen entre:

Cotizaciones (gris)
Reservas tentativas (naranja)
Reservas confirmadas (rojo)
Marcadores operativos como check-ins anticipados, o, check-outs tardíos.

Al pasar el cursor sobre una reserva se muestran fechas de estadía, cargos, pagos recibidos, saldos pendientes y un enlace a la reserva para más detalles.

Al combinar programación, comunicación y el seguimiento de tareas en una única interfaz intuitiva, obtienes una visión operativa completa. Así, puedes tomar decisiones rápidas para que todo en tu negocio marche sin problemas.

Para obtener más información, puede consultar este tutorial: Calendario del Gestor de Reservas.

Carpetas de Comunicación

Las Carpetas de Comunicación son un ejemplo de funcionalidad diseñada a medida en GuestWisely. La carpeta activa (por ejemplo, Reservas) se indica con texto en negrita y una barra lateral vertical:

Consultas (Bandeja de Entrada): mensajes de remitentes (normalmente consultas) que aún no tienen una cotización o reserva.
Reservas (Bandeja de Entrada): el sistema crea automáticamente un Expediente de Reserva para cada cotización o reserva, organizando todos los mensajes por reserva.
Recibidos: todos los mensajes recibidos de Consultas o Reservas, en orden cronológico.
Enviados: todos los mensajes enviados, en orden cronológico.
Borradores: aquí se guardan los borradores, incluso si hay una interrupción de internet.
Archivos: los mensajes archivados pueden restaurarse; los eliminados se borran permanentemente después de 24 horas.
Terceros: los mensajes de los contactos que figuran como terceros en tu Base de Datos de Contactos llegan aquí.
Errores de sincronización: aquí verás las notificaciones del sistema en relación a los fallos de sincronización del calendario.

(Nota: Las carpetas de Consultas y Reservas incluyen herramientas avanzadas de productividad que no están disponibles en Recibidos y Enviados.)

Panel de Mensajes

El Panel de Mensajes para las Consultas

Mensajes no leídos: se indican con texto en negrita.
Mensaje activo: un fondo gris marca el mensaje que estás viendo, con la Ventana de Mensajes activa para ese huésped.
Contadores de mensajes: los contadores de carpetas muestran el total de mensajes no leídos. Los círculos rojos en los archivos indican el número de mensajes no leídos de un remitente.
Mensajes más recientes: aparecen en la parte superior. Usa el filtro por propiedad, búsqueda, desplazamiento o paginación para ver mensajes más antiguos según sea necesario.

Barras de Herramientas en el Panel de Mensajes

Al pasar el cursor sobre los íconos de la Barra de Herramientas aparecen “tool-tips” que explican sus funciones.

Guía de las Funciones de la Barra de Herramientas:

	Crear un nuevo mensaje, sin relación con ningún otro.
	Crear un presupuesto o reserva.
	Marcar todos los mensajes visibles en la página como “Leídos”.
	Marcar mensajes como “Leídos”.
	Marcar mensajes como “No leídos”.
	Archivar mensajes.
	Eliminar mensajes.
	Refrescar la página para comprobar nuevos correos en tiempo real. (En Archivos, este ícono sirve para recuperar un archivo eliminado o archivado).
	En la Página de Reservas, se usa para subir contactos externos, cotizaciones y reservas durante la etapa de incorporación.

Íconos de Acción: Estos íconos permiten aplicar acciones a mensajes seleccionados o en bloque:

Haz clic en “seleccionar” para activar el modo de selección
Marca las casillas correspondientes
Haz clic en el ícono de la acción deseada

Para aplicar una acción a una carpeta de correo completa, haz clic en el menú de acciones, que se encuentra en el extremo derecho de la barra de herramientas, y usa la ventana emergente (pop-up) que se muestra aquí para proceder con la acción deseada:

Nota: para eliminar o marcar todos los mensajes como “leídos”, debes introducir tu Nombre de Usuario para confirmar la acción.

El Panel de Mensajes en Reservas

Más que simples hilos de mensajes

Aunque nuestra interfaz se parece a una plataforma de mensajería convencional, cada hilo también funciona como un Archivo de Reserva, profundamente integrado con la lógica de reservas y con el resto de tu flujo de trabajo..

Haz doble clic en un archivo para abrir el Editor de Reservas y ver o gestionar cualquier aspecto de tu presupuesto o reserva, incluidos los pagos:

Haz un simple clic en una reserva para ver los mensajes del huésped en la Ventana de Mensajes sin salir de la página principal. Haz clic en Detalles (arriba a la derecha) para ver la información de la reserva
- La información editable se puede modificar haciendo clic en el ícono de Editar.
- Para todo lo demás, haz clic en el ícono Gestionar Reserva para acceder al Editor Completo de Reservas en una nueva ventana. (Tutorial del Editor Completo disponible por separado aquí).

El Archivo de Reserva es tu centro integral para gestionar mensajes del huésped, información de la reserva, pagos y más:

Ejemplo: En el Archivo de Reserva mostrado arriba puedes identificar rápidamente:

Mensajes no leídos: hay un mensaje no leído de este huésped.
Fuente de cliente potencial (Lead Source): la reserva se originó en Airbnb.
Estado de la reserva: el cuadro debajo de la fuente es rojo, lo que indica que la reserva está confirmada.
Estado del pago: el ícono de signo de interrogación indica que el pago está pendiente, pero no vencido.
Etiquetas: el usuario ha añadido banderas como etiquetas especiales. (Puedes definirlas tú mismo y usar hasta cuatro por cada reserva).
Widget: al hacer clic en el menú de tres puntos puedes gestionar etiquetas, gestionar la reserva o marcar el mensaje como no leído.

Indicadores de Estado de Reserva

El estado de una reserva se muestra en todo el sistema, comenzando con el Archivo de Reserva en el Gestor de Reservas y en el Informe de Reservas:

Booking Statuses
	= Presupuesto
	= Reserva Provisional
	= Reserva Confirmada
	= Fechas bloqueadas manualmente
	= Limpieza completada
	= Check-in anticipado
	= Check-out tardío

*Triangles indicate check-in and check-out dates, leaving a half day available.

Iconos de Estado de Pago

Payment Status icons for quotes and bookings that appear on Reservation Files:

Explicación de los iconos de estado de pago:
= No se ha pagado nada y aún no hay pagos vencidos.	= Todos los pagos se han completado.
= Hay un pago o depósito pendiente.	= Pago de reserva a través de canal.
= Los pagos están al día.	= Este ícono reemplaza la marca de verificación si un reembolso de depósito se atrasa.= Este ícono reemplaza la marca de verificación si un reembolso de depósito se atrasa.

Filtros de Reserva

Usa la barra de herramientas de la carpeta de Reservas para filtrar según:

Tipo de Reserva
Estado de la Reserva
Estado del Pago
Etiquetas o Banderas
Fuente del Cliente Potencial (Lead Source)

Ventana de Mensajes

Funciones y diseño

Haz clic en un Mensaje / Archivo de Reserva para abrir tu conversación en la Ventana de Mensajes.

Barra de Herramientas: Haz clic en el nombre del huésped para ver/editar su información de contacto, usa el ícono de búsqueda para encontrar mensajes.Incluye íconos de Archivar y Eliminar. En la carpeta de Consultas, la barra de herramientas también incluye botones de acción como Cotizar o Rechazar.
Los mensajes entrantes se alinean a la izquierda y tienen fondo blanco.
Los mensajes salientes (incluyendo los automáticos) se alinean a la derecha con fondo gris claro
Los detalles de mensaje (fecha, hora, etc.) aparecen en la parte inferior de cada cuadro de mensaje..
Al pasar el cursor sobre un mensaje aparecen íconos para Responder, Responder a todos o Reenviar.
Haz clic en Responder al mensaje, para abrir el Redactor de Mensajes y contestar.

Funciones del Redactor de Mensajes

Como se muestra en la imagen anterior:

Íconos en la esquina superior derecha: permiten ampliar o cerrar el Redactor.
Editor integrado: permite aplicar estilo al texto y añadir archivos adjuntos o hipervínculos.
Widget de idiomas: te permite cambiar entre distintos idiomas (puedes configurar hasta seis en el sistema).
Widget de formato: elige entre correo electrónico, WhatsApp, SMS, Messenger de Airbnb, Vrbo y Booking.com.

(Para más información sobre la configuración de estos diferentes medios, consulta nuestro tutorial sobre Comunicaciones Unificadas)

Íconos de herramientas de correo junto al botón de Enviar: acceso a códigos cortos, plantillas de correo, carga de adjuntos e imágenes.

¡Felicidades! Ya exploraste el corazón del Gestor de Reservas de GuestWisely, pero esto es solo la base. Lo que realmente diferencia a GuestWisely es cómo conecta de forma fluida tus consultas, reservas y transacciones financieras en un flujo de trabajo unificado e inteligente.

En la Parte 2 veremos cómo convertir consultas en reservas confirmadas, personalizar cada detalle de la reserva, automatizar comunicaciones con los huéspedes y llevar un seguimiento sencillo de pagos de principio a fin.

Si quieres ver cómo estas herramientas se combinan para simplificar tu día a día, mejorar la experiencia de tus huéspedes y darte un control total sobre tu negocio, no te puedes perder lo que viene a continuación

Descubra la segunda parte aquí.