Introducción
Gestionar pagos para alquileres vacacionales no tiene por qué ser complicado. El Gestor de Pagos de GuestWisely funciona como tu caja registradora en la recepción de un hotel, centralizando todas las tareas financieras: cobrar pagos de huéspedes, rastrear reembolsos y gestionar fondos de propietarios en una sola plataforma intuitiva. Integrado con el Editor de Reservas, automatiza tareas rutinarias como programar cuotas, asegura actualizaciones en tiempo real en tus registros financieros y envía datos a herramientas contables como Revenue Manager, Trust Accounting y Payout Dashboard. Ya sea que manejes una sola propiedad o un portafolio completo, el Gestor de Pagos simplifica tu flujo de trabajo, mantiene la exactitud de tus libros y potencia todo tu sistema contable.
Pasarela de Pago y Métodos de Pago Tradicionales
GuestWisely se conecta con más de 30 pasarelas de pago en todo el mundo, asegurando flexibilidad para usuarios en países compatibles.
Los administradores configuran pasarelas por propiedad desde el apartado de Configuración de Pasarela de Pago, añadiendo las credenciales de ingreso requeridas para habilitar el procesamiento.
Para usuarios sin pasarelas, GuestWisely admite métodos tradicionales como transferencias bancarias, cheques o efectivo, con instrucciones personalizables (por ejemplo, usando el código dinámico de [BANK_TRANSFER_DETAILS]).
A fin de evitar inconvenientes, los administradores deben usar una sola pasarela de pago con tarjeta por propiedad.
Para más información, visita esta página.
Políticas de Pago Personalizables (Lógica de Estancias Cortas y Largas)
Los Ajustes de las Políticas de Pago de GuestWisely permiten definir directrices claras tanto para estancias cortas como largas:
Lógica de Estancia Corta: Configura montos de depósitos, opciones de cuotas y cláusulas personalizadas en los contratos de alquiler. Estas políticas pueden modificarse en reservas individuales desde el Editor de Reservas. La Política de Cancelación define porcentajes de reembolso según los plazos, como por ejemplo, con la integración de Airbnb se requiere políticas de cancelación predefinidas.
Lógica de Estancia Larga: Hay tres opciones disponibles:
Estancia larga no obligatoria: Para propiedades enfocadas en alquileres cortos.
Aplicar lógica de larga estancia: Para alquileres mixtos, definiendo duración mínima, periodicidad de pagos (ej. mensual) y depósitos reembolsables opcionales.
Aplicar lógica de arrendamiento: Para alquileres exclusivamente a largo plazo, con cargo mensual fijo en lugar de la tabla de tarifas.
Los fondos retenidos por cancelaciones pueden asignarse al Estado de Cuenta del Propietario, ya sea por defecto o por reserva individual.
Para más información, visita esta página.
Navegación del Gestor de Pagos y Herramientas de Pago
El Gestor de Pagos centraliza el seguimiento, procesamiento y reporte de pagos, lo que reduce las tareas manuales y mantiene registros precisos. Integrado con el Editor de Reservas, asegura que todas las transacciones financieras (depósitos, pagos, reembolsos y fondos retenidos) se gestionen de manera eficiente, con total claridad tanto para los administradores como para los huéspedes. Su interfaz intuitiva y sus funciones de automatización minimizan el trabajo manual y garantizan registros financieros exactos.
Para modificar pagos relacionados con una reserva, ve al apartado de Administrador de Reservas > Reservas desde la barra lateral, y así descubrir las principales funciones que se detallan a continuación. Puedes abrir el Gestor de Pagos de varias maneras:
Haz doble clic en el archivo de la reserva dentro de la carpeta de Reservas.
Haz clic en Detalles > Administrar Reserva (ícono junto al de edición) para abrir el Editor de Reservas en una nueva ventana y selecciona la pestaña Gestor de Pagos.
Iconos de Estado de Pago en Reservas
Mostrados en los encabezados de las reservas, estos iconos indican estados como Depósito o Pago Pendiente, Vencido, Actual, Todos los Pagos Completados o Reserva de Canal (indicando reservas provenientes de canales externos de venta como VRBO).
Gestor de Pagos de Reservas
Calendario de Pagos: muestra las fechas programadas de cobro.
Cuotas de Pago: indica el estado de cada cuota de la reserva.
Historial de Pagos: registra todas las transacciones (cargos y reembolsos). Importante: Eliminar un registro en esta sección no genera reembolsos; solo borra los datos del historial.
Gestionar Pagos: permite tomar acciones directas sobre los pagos de huéspedes.
Fondos Retenidos por Daños y Cancelaciones
Define montos a retener como depósitos de seguridad o cargos por cancelación, clasificados como Mis Fondos o Fondos del Propietario, con comisiones o impuestos opcionales. En reservas confirmadas, se reportan como fondos retenidos mientras que, en reservas canceladas, se registran como cargos por cancelación.
Esta funcionalidad se encuentra disponible en el apartado de Gestor de Pagos > Gestionar Pagos > Registrar Pagos Manuales o Gestión Avanzada de Pagos.
Funciones Estándar de Pago
La función de Registrar Pago Manualmente permite registrar pagos en los reportes sin procesarlos (ideal para aquellos usuarios que no tengan una pasarela de pago). Los administradores seleccionan moneda, monto, tipo de pago (tarjeta/crédito/débito), y guardan el registro. Haz clic en el apartado de Hacer un pago manual: Procesar para añadir los detalles.
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Gestión Avanzada de Pagos (Función Adicional de Pago)
Cobrar/Retener Pago: ingresar monto, email del cliente, datos de tarjeta y notas.
Reembolsar Pago: emitir reembolsos hasta el monto pagado, con notas opcionales.
Pagos Automáticos: tras el primer pago, el sistema cobra automáticamente según el calendario configurado (con opción a cancelar o intervenir manualmente).
Restaurar Pagos Automáticos: reactivar mediante la opción Generar Pago Automático.
Gestor de pagos-Perspectivas financieras
Informe del Gestor de Pagos
Accediendo desde el apartado de Gestor de Pagos, este informe permite revisar los estados de pago, realizar registros manuales y dar seguimiento al estado de los fondos retenidos.
Los Filtros dinámicos incluyen:
Propiedad: Ver una o todas las propiedades.
Fecha de reserva (Desde/Hasta): Filtrar por fechas de estancia.
Fecha de pago (Desde/Hasta): Filtrar por fechas de pago.
Método de pago: Analizar por tipo (por ejemplo, tarjeta de crédito).
Barra de búsqueda: Encontrar huéspedes o facturas rápidamente.
Al aplicar los filtros, sus datos de pago se mostrarán en una tabla dinámica en la que cada fila representa una transacción individual. Las columnas de esta tabla ofrecen un panorama financiero completo, lo que le permite verificar, conciliar y gestionar de manera efectiva los pagos relacionados con las reservas.
La tabla del informe incluye:
Información del huésped: Identifica al huésped asociado a cada transacción, lo que resulta útil para la comunicación directa o la resolución de problemas.
Propiedad: Indica la unidad específica vinculada al pago, lo que ayuda a la gestión financiera y a la generación de informes a nivel de propiedad..
Llegada/Salida: Muestra las fechas de entrada y salida para garantizar que los plazos de pago coincidan con las estancias de los huéspedes.
Monto total: Muestra el monto completo de la transacción y brinda una visión clara del valor financiero de cada reserva..
Monto pendiente: Destaca cualquier saldo restante, lo que permite a los equipos identificar y hacer un seguimiento de los montos no pagados.
Estado del pago: Revela si un pago está completado, pendiente o atrasado, lo que permite un control financiero proactivo.
Fuente principal: Captura el origen de la reserva (por ejemplo, sitio web directo, OTA), lo que ofrece información valiosa para el seguimiento del rendimiento de marketing y ventas.
Registrar pago: Un práctico botón de acción que permite registrar los pagos directamente, lo que garantiza que el sistema se mantenga actualizado sin cambiar de pestaña.
Fondos retenidos: Enumera cualquier monto retenido, como los depósitos de seguridad, lo que ayuda a gestionar las deducciones por daños o tarifas adicionales.
Monto a pagar del 1.er/2.º pago: Desglosa los montos de las cuotas a pagar, lo que facilita los planes de pago estructurados y las expectativas claras de los huéspedes.
Monto a pagar del depósito por daños: Muestra el monto del depósito de seguridad no pagado de una reserva..
Fecha de vencimiento: Marca la fecha límite de cada pago, lo que mantiene las cobranzas al día y ayuda a evitar pagos atrasados.
Además, la interfaz ofrece herramientas para descargar (Excel), imprimir o acceder a la opción de ayuda.
Estos datos se utilizan también en el Informe de ingresos, el Informe de gastos y el Informe de pérdidas y ganancias, lo que garantiza una visión integral.
Informe de Conciliación
Accediendo desde la pestaña de Informe de Conciliación, este informe compara los datos del Gestor de pagos (por ejemplo, €1150 de pago, €300 de reembolso) con los registros bancarios para la conciliación mensual.
Los Filtros dinámicos incluyen:
Propiedad: Ver una o todas las propiedades para conciliar por ubicación o unidad.
Fecha de pago (Desde/Hasta): Filtrar las transacciones dentro de un rango de fechas específicas.
Botón de filtro: Aplicar los criterios seleccionados para actualizar el informe.
Barra de búsqueda: Encontrar entradas por número de factura o nombre del huésped.
Ícono de búsqueda: Ejecutar una búsqueda según los datos ingresados.
La tabla del informe incluye:
Fecha de pago: Muestra la fecha exacta en la que se procesó un pago, lo que le ayuda a hacer un seguimiento de la sincronización de cada movimiento financiero.
Pago recibido: Muestra el monto de la transacción. Los valores positivos indican los pagos recibidos de los huéspedes, mientras que los valores negativos reflejan reembolsos o deducciones. Esto le ofrece una visión rápida de la actividad financiera neta.
Número de factura: Proporciona el identificador único vinculado a la factura, lo que facilita la verificación de los pagos con su sistema de facturación.
Número de recibo/nota de crédito: Enumera el número de referencia de los recibos o notas de crédito emitidos, lo que es útil para fines de documentación y auditoría.
Número de reserva: Conecta la transacción con una reserva específica, lo que le permite rastrear los fondos hasta su origen en sus registros de reservación.
Nombre del huésped: Identifica al huésped involucrado en la transacción, lo que puede ayudar en la comunicación o el seguimiento cuando sea necesario.
Nombre de la propiedad: Indica la propiedad asociada a la transacción, lo que respalda la precisión y los informes financieros a nivel de propiedad.
Se puede descargar en Excel y sirve para verificar las transacciones que se utilizan en los informes de Contabilidad Fiduciaria y Contabilidad, funcionando como una conciliación entre su sistema de pagos y los depósitos bancarios.
Informe de Registros Automatizados
Al acceder a la pestaña de Registros Automatizados, podrás rastrear los pagos que se registran automáticamente (por ejemplo, depósitos, reembolsos).
Los Filtros dinámicos incluyen:
Propiedad: Ver una o todas las propiedades para conciliar por ubicación o unidad.
Fecha de pago (Desde/Hasta): Filtrar las transacciones dentro de un rango de fechas específicas.
Botón de filtro: Aplicar los criterios seleccionados para actualizar el informe.
Barra de búsqueda: Encontrar entradas por número de factura o nombre del huésped.
Ícono de búsqueda: Ejecutar una búsqueda según los datos ingresados.
La tabla del informe incluye:
Datos del huésped: Muestra la información de contacto del huésped involucrado en la transacción, lo que puede ayudar en la comunicación o el seguimiento cuando sea necesario.
Nombre de la propiedad: Indica la propiedad asociada a la transacción, lo que apoya la supervisión y la precisión de los pagos a nivel de propiedad.
ID de Stripe/Authorize.Net: Proporciona el identificador único vinculado al procesador de pagos, lo que facilita la verificación de las transacciones con la pasarela de pagos.
Fecha de creación: Muestra la fecha exacta en la que se inició una transacción, lo que le ayuda a hacer un seguimiento de la sincronización de cada registro de pago.
Llegada: Muestra la fecha de entrada de la reserva, lo que le permite alinear los pagos con las estancias de los huéspedes.
Fecha de vencimiento: Marca la fecha de vencimiento del pago, lo que ayuda a gestionar los plazos y garantizar cobros a tiempo.
Fecha de facturación: Enumera la fecha en la que se facturó la transacción, lo que apoya los esfuerzos de conciliación con los ciclos de facturación.
Monto: Muestra el monto de la transacción y ofrece una visión general rápida de la actividad financiera.
ID de la transacción: Ofrece un número de referencia único para cada pago, lo que permite un seguimiento y una elaboración de informes precisos.
Estado: Indica el estado actual de la transacción (por ejemplo, "Pendiente"), lo que le permite monitorear el progreso y tomar medidas según sea necesario..
Nota: Muestra la última vez que se actualizó el pago (fecha/hora).
Exportable a Excel, garantiza que los pagos automatizados se sincronicen con el Gestor de flujo de caja y el Gestor de ingresos, como si fuera un libro de contabilidad que se actualiza de forma automática.
Conexiones con Herramientas de Contabilidad
El Gestor de pagos es el punto de partida para gestionar los pagos de los huéspedes y los gastos relacionados, y envía esos datos a todas las demás herramientas financieras a través del Editor de reservas.
Los pagos y gastos del Gestor de Pagos se transfieren a el Gestor de Ingresos (ingresos), el Gestor de gastos (costos), el Gestor de flujo de caja (estado de pago), la Contabilidad fiduciaria (saldos del propietario), el Panel de control de pagos (remesas) e Informes de contabilidad (análisis), con la opción de bloquear la configuración para proteger los datos finalizados.
Revenue Management: El Gestor de Pagos recauda los pagos de los huéspedes, que el Gestor de Ingresos registra como tal. El Editor de Reservas los conecta, por lo que cada pago pasa a formar parte de sus informes de ingresos. Es como si tomara el efectivo en la recepción de un hotel y lo registrará en su libro de contabilidad de ganancias.
Expense Management: Cuando los huéspedes pagan por servicios, el Gestor de Pagos los registra, mientras que el Gestor de Gastos hace un seguimiento de lo que te cuesta a ti proporcionarlos. Ambos trabajan en conjunto a través del Editor de Reservas para reflejar los costos precisos en los informes. El Gestor de Pagos es como cobrar en efectivo, y el Gestor de Gastos es tu libro de recibos.
Cashflow Manager: Los pagos de los huéspedes y los gastos del negocio que se registran en el Gestor de Pagos actualizan el Gestor de Flujo de Caja para mostrar lo que se ha pagado y lo que se debe. El Editor de Reservas enlaza todo. Es como usar tu billetera para pagar las cuentas y una aplicación de presupuesto para hacer un seguimiento de tu dinero.
Accounting Reports: Los pagos del Gestor de Pagos se transfieren a los informes financieros a través del Editor de Reservas, lo que muestra los ingresos, los gastos, los impuestos y las ganancias. Es como si tu caja registradora se conectara a un panel de control que resume tu estado financiero.
Trust Accounting: El Gestor de Pagos recauda el dinero que se les debe a los propietarios, y la Contabilidad Fiduciaria hace un seguimiento de cuánto se les debe a ellos después de los gastos. El Editor de Reservas vincula estos valores. Es como si cobrará el alquiler y actualizará la cuenta de ahorro del propietario.
Payout Dashboard: La Contabilidad Fiduciaria utiliza los datos del Gestor de Pagos para calcular cuánto pagarles a los propietarios. Luego, el panel de Control de Pagos gestiona el pago y actualiza los registros. Es como si le extendieras un cheque al propietario utilizando los fondos registrados en tu cuenta.
Integración con el Motor de Reservas y la Comunicación
El Gestor de Pagos trabaja con el Motor de reservas para reflejar los precios, los servicios y los descuentos en los calendarios de pago, como si fuera una recepción que actualiza las cuentas de los huéspedes. Además, es compatible con:
Comunicaciones automatizadas: Envía solicitudes de pago y confirmaciones por correo electrónico.
Motor de reservas: Muestra los métodos de pago (p. ej., tarjeta de crédito, PayPal) en el Motor de reservas de Guestwisely.
Enlaces de Pago: Ve al apartado de Códigos Dinámicos > Pago en línea, para encontrar los enlaces utilizados para las acciones relacionadas con las reservas en línea o los pagos. Estos enlaces se pueden incluir en correos electrónicos o contratos de alquiler para que los huéspedes paguen de forma segura.
Enlaces de pago del contrato de alquiler: Los enlaces de pago se incluyen automáticamente en sus contratos de alquiler, lo que facilita que los huéspedes paguen de forma segura.
Solicitudes de pago por correo electrónico: Utilice los códigos dinámicos específicos para enviar enlaces de pago seguros por correo electrónico, lo que permite a los huéspedes completar las transacciones de forma rápida y segura.
Función adicional de pago avanzado: Permite funciones como almacenar los datos de la tarjeta de crédito de los huéspedes, pagos automatizados y procesar reembolsos, lo que ofrece una mayor flexibilidad y control.
Estas integraciones actualizan el Historial de Pagos y el Gestor de Ingresos, lo que garantiza una interacción fluida con los huéspedes y registros precisos.
Para obtener más información visite esta página.
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