Comunicación con Huéspedes Parte 4: Formulario de Llegada

Introducción

Gestionar de forma eficiente las llegadas de los huéspedes es una parte esencial para ofrecer una experiencia de hospitalidad fluida y memorable. Para apoyar este objetivo, la función Formulario de Llegada de GuestWisely está diseñada para automatizar y simplificar el proceso de check-in, recopilando toda la información necesaria con antelación y con un esfuerzo mínimo.

Esto no solo ahorra tiempo valioso a los administradores de propiedades, sino que también mejora la experiencia del huésped al reducir la necesidad de seguimientos manuales y comunicaciones repetitivas.

El formulario de llegada de GuestWisely automatiza las comunicaciones con los huéspedes y los registros de entrada. Obtenga más información sobre las comunicaciones con los huéspedes aquí.

Cómo funciona

El Formulario de llegada destaca por su capacidad para recopilar de forma automática los datos esenciales del huésped a partir de la información de la reserva. En cuanto una reserva es confirmada, el sistema rellena automáticamente los datos clave, reduciendo significativamente la necesidad de ingresar información manualmente. Esto no solo evita que los huéspedes tengan que rellenar datos redundantes, sino que también ofrece a los gestores de la propiedad una mayor precisión y un proceso de trabajo más ágil.

Con esta herramienta, los gestores de la propiedad pueden ofrecer un proceso personalizable y fácil de usar en el que los huéspedes completan los detalles que faltan. Desde la identificación y las peticiones especiales hasta las horas de llegada estimadas y los datos relacionados con el cumplimiento normativo, toda la información se recopila de forma segura el cúal es fácilmente accesible cuando se necesite.

Resumen de sus características

• Recopilación automatizada de los datos de los huéspedes: Los detalles se extraen automáticamente de la reserva, minimizando entradas manuales y reduciendo errores.

• Campos personalizables: Los administradores pueden modificar los campos del formulario para recopilar información adaptada a las necesidades de la propiedad o a los flujos de trabajo operativos.

• Mejora de la experiencia del huésped: Los huéspedes pueden proporcionar sus datos de llegada por adelantado, agilizando el check-in e incrementando la satisfacción del cliente.

• Cumplimiento y seguridad: Garantiza que la información de los huéspedes quede registrada adecuadamente según los estándares legales y regulatorios.

• Ahorro de tiempo y mayor eficiencia: Reduce comunicaciones repetitivas y tareas administrativas, permitiendo a los administradores enfocarse en ofrecer un servicio excepcional.

Configuración del Formulario de Llegada

La configuración del Formulario de Llegada permite a los administradores personalizar completamente tanto la estructura como el contenido del formulario, adaptándolo a las necesidades operativas y de marca.

Esto incluye no solo los campos de información de los huéspedes (detalles personales, identificación, solicitudes especiales), sino también el contenido del formulario: mensaje de bienvenida, información de la reserva e instrucciones importantes.

1. Dirígete a  Soluciones > Documentos > Formulario de llegada.

2. Elige el idioma en que se mostrará el formulario a los huéspedes.

3. Personaliza el mensaje de bienvenida y la información de la reserva:

   1. Personaliza el saludo inicial y los detalles de la reserva que verán los huéspedes al inicio del formulario.

   2. Hay contenido predeterminado disponible, pero puedes editarlo o personalizarlo totalmente para alinearlo con el estilo de comunicación de tu compañía.

4.  Elegir campos de información requeridos de los huéspedes:

   1.  Define los campos que los huéspedes deben completar durante el check-in.

   2. Nombre y Apellido del huésped son obligatorios y no se pueden desmarcar.

   3. Algunos datos de contacto (Nombre, Email, Teléfono, Dirección) se capturan automáticamente desde el Editor de Reservas, evitando que el huésped los repita.

   4. Es posible editar los nombres de los campos donde esté habilitado el botón de edición.

5. Define si los campos son obligatorios sólo para el huésped principal o para todos los huéspedes de la reserva.

6. Configurar información adicional de viaje:

   1. Igual que en la sección de detalles del huésped, puedes decidir si los campos relacionados con el viaje deben incluirse en el formulario..

   2. También puedes personalizar las etiquetas de estos campos para adaptarlas mejor a los requisitos de tu propiedad.

Panel de Vista Previa

Una vez que hayas finalizado las actualizaciones de la plantilla de tu Formulario de Llegada, puedes previsualizarlo haciendo clic en el botón Vista Previa, ubicado en la esquina superior derecha de la página

Además, puedes verificar el estado del formulario de llegada directamente en el Editor de Reservas.

El formulario de llegada de GuestWisely automatiza las comunicaciones con los huéspedes y los registros de entrada. Obtenga más información sobre las comunicaciones con los huéspedes aquí.