Gestión de Sincronización de Calendarios

Introducción

La sincronización de calendarios en GuestWisely te ayuda a automatizar la gestión de disponibilidad y reducir el trabajo manual al sincronizar reservas de plataformas como Airbnb, Vrbo y Booking.com directamente en tu calendario de GuestWisely. Esto mantiene tu disponibilidad precisa en todos los canales y ayuda a evitar reservas duplicadas.

A continuación, te mostramos algunas importantes funciones que puedes usar para gestionar la sincronización del calendario:

• Sincronización Unidireccional: Envía la disponibilidad de tu calendario de GuestWisely a plataformas externas. Es ideal para sitios de anuncios donde la reserva instantánea no está habilitada.Dado que no importa las reservas de dichas plataformas, no se recomienda para aquellos sitios donde los huéspedes pueden completar una reserva directamente.

• Sincronización Bidireccional: Mantiene la disponibilidad actualizada entre GuestWisely y plataformas externas. Las reservas y los bloqueos de calendario se intercambian en ambas direcciones, lo que garantiza que todos los sistemas permanezcan sincronizados.

• Sincronización Instantánea: Permite forzar la sincronización en cualquier momento. Muy útil tras la configuración inicial o para actualizaciones urgentes, ya que la sincronización automática se ejecuta cada 60 minutos..

• Gestión de Propiedades Relacionadas entre ellas en GuestWisely:

  • Propiedades con Relación Padre-Hijo: Vincula una propiedad principal (Padre) con sus subunidades (Hijos), de modo que una reserva en una afecta la disponibilidad de la otra. Ideal para casas con pisos o habitaciones independientes.

  • Propiedades con Relación de Hermanas: Conecta configuraciones distintas de una misma propiedad (ej. versión de una propiedad con 8 habitaciones vs. la misma propiedad con una versión de 10 habitaciones), sincronizando la disponibilidad entre listados relacionados.

Una vez que sus calendarios estén sincronizados, GuestWisely también te ayuda a gestionar las reservas entrantes. A continuación, te mostramos cómo: 

• Aceptar y confirmar reservas de iCal para que aparezcan correctamente en su calendario y en los informes de GuestWisely.

• Completar la información faltante del huésped, como el nombre, el correo electrónico, el número de huéspedes y el costo total.

• Aplicar tarifas predeterminadas, impuestos y servicios para garantizar precios e informes precisos..

• Solucionar problemas de reservas faltantes o incompletas utilizando la verificación de iCal y las herramientas de sincronización.

• Prevenir conflictos de reservas al gestionar la configuración de disponibilidad y las conexiones de sincronización correctamente.

Al configurar y gestionar la sincronización del calendario correctamente, optimizarás las operaciones, te protegerás de tener reservas duplicadas y mantendrás una visibilidad total en todas tus propiedades.

Sincronización Unidireccional

La sincronización unidireccional envía la información de su calendario de GuestWisely a sus calendarios externos. Es más adecuada para sitios de anuncios donde la reserva instantánea no está habilitada porque solo exporta la disponibilidad desde GuestWisely al calendario externo, es decir, no importa las reservas realizadas en esas plataformas externas a GuestWisely.

Si la reserva instantánea está habilitada en un sitio de anuncios, un huésped podría hacer una reserva directamente en esa plataforma. Sin embargo, dado que la sincronización unidireccional no importa esas reservas de vuelta a su calendario de GuestWisely,  puedes correr el riesgo de tener reservas dobles o una disponibilidad inexacta.

Para plataformas con reserva instantánea, se recomienda la sincronización bidireccional o la integración con una API para garantizar que la disponibilidad y las reservas estén totalmente sincronizadas en todos los sistemas.

Sincronización Bidireccional de Calendarios

La sincronización bidireccional mantiene la disponibilidad actualizada entre GuestWisely y plataformas externas. Esta guía le mostrará cómo configurarla usando Vrbo como ejemplo.

1. Exportar el Calendario de Vrbo:

• Inicia sesión en Vrbo > Propiedad > Calendario.

• Haz clic en Importar/Exportar > Exportar Calendario.

• Copia el enlace iCal generado.

2. Integrar el enlace iCal en GuestWisely:

• Ve al apartado de  Gestor de canales > Sincronización de calendario > Sincronización bidireccional. 

• Selecciona la propiedad, pega el enlace de Vrbo, asígnale un nombre

• Sincronizar calendario sin datos de reserva

  • Marcado: crea solo bloqueos de calendario, lo que mantiene los informes limpios.

  • Sin marcar: crea reservas provisionales

• (Opcional) Ocultar los datos y el contacto del huésped cuando exporto mi calendario de GuestWisely.

• (Opcional) Importar de Airbnb tanto reservas como bloqueos, no solo reservas.

• Clic Guardar

3. Obtener enlace iCal de GuestWisely

Después de guardar, haga clic en el botón Copiar para copiar el enlace iCal que se generó en GuestWisely. Es importante recordar que cada propiedad tiene un enlace único, por lo que debe usar el enlace correcto para garantizar una sincronización precisa.

4. Importar en Vrbo

En Vrbo, selecciona Importar Calendario, pega el enlace de GuestWisely y pincha en importar.

Ahora que ha visto el ejemplo de Vrbo, los demás canales tendrán procesos similares que deberían ser intuitivos. Para obtener instrucciones detalladas de sincronización con Airbnb, haz clic, aquí; para TripAdvisor, haz clic, aquí.

Frecuencia de Sincronización y Opción Instantánea

La sincronización automática ocurre cada 60 minutos..
Puedes forzarla en cualquier momento pinchando en el apartado de Sincronización instantánea, ideal tras configuraciones iniciales.

Sincronización Inteligente con Propiedades Relacionadas

La lógica interna de Portfolio Manager en GuestWisely permite una sincronización más rápida y confiable que iCal tradicional al gestionar dependencias directamente entre propiedades relacionadas. Aprende más sobre Propiedades relacionadas aquí.

Aceptación de Reservas provenientes de la  Sincronización de Calendarios

Las reservas importadas por iCal aparecen como Provisionales hasta que se confirmen. Siga estos pasos para finalizarlos:

1. Aceptar Reserva de Canal: Abre la reserva y selecciona "Accept Channel Booking.".

2. Complete la información obligatoria: rellene los datos que faltan, como el nombre del huésped, el correo electrónico, el número de huéspedes y el total general (dependiendo de lo que incluya la fuente de iCal). Como mínimo, revise el número de huéspedes y el total general.

3. Confirme la reserva: elija una de las siguientes opciones:

• Continuar: Revise antes de confirmar. 

• Guardar sin notificar: Confirme sin enviar un correo electrónico al huésped.

• Guardar y notificar: Confirme y envíe un correo electrónico de confirmación al huésped.

Importante: Una vez confirmada, el vínculo con la fuente original se elimina. Cambios posteriores deben gestionarse manualmente en GuestWisely.

Consejos adicionales:

• Tablas de Tarifas Múltiples: Utilice la función en sus páginas de Tarifas y temporadas para crear tablas de tarifas adicionales, que estarán disponibles al confirmar reservas por medio de la sincronización del calendarios. Tenga en cuenta que esta función solo funciona con la Tabla de tarifas estándar. Ver el tutorial completo.  

• Para Impuestos y Servicios predeterminados en este tipo de reservas: active el interruptor de Reservas iCal en la columna de Impuestos y Servicios para que se apliquen automáticamente los impuestos y servicios.

Consejos de Solución de Problemas

Esta guía te ayudará a solucionar la falta de datos de reservas provenientes de los canales de venta (por ejemplo, Airbnb, Booking.com) que no aparecen en tu calendario de GuestWisely después de la sincronización. 

Añadiendo Datos Faltantes

Si las reservas de plataformas sincronizadas (por ejemplo, Airbnb, Booking.com) no aparecen en GuestWisely, siga estos pasos para solucionar el problema:

1. Para empezar, actualiza los datos: Ve a Sincronización de calendario en GuestWisely y seleccione Sincronización instantánea para actualizar la información de las reservas de iCal. Si la reserva sigue sin aparecer, es posible que el problema se encuentre en la propia fuente de iCal.

2. Verifica los datos de la reserva en la URL de iCal: Puedes usar una herramienta de verificación de iCal en línea (enlace aquí) o importar la URL de iCal a un Google Calendar (o similar) y ver si la reserva bloquea el calendario durante las fechas correctas.

1. Copia el enlace URL para la plataforma externa
   
   

2. En Google Calendar, haz clic en "+" para añadir otro calendario

3. Selecciona "Desde la URL"

4. Pega la URL

5. Pincha en Añadir calendario

3. Resolución del problema: si los datos de la reserva no están en la fuente iCal, pónte en contacto con el canal de ventas para preguntar sobre los retrasos de su fuente.

También puedes intentar actualizar la URL de iCal en GuestWisely para forzar una actualización. Si los datos están presentes en la fuente de iCal pero aun así no se sincronizan, pónte en contacto con el Servicio de Asistencia de GuestWisely para obtener más ayuda (support@guestwisely.io).

Bloqueos Desconocidos desde iCal

GuestWisely utiliza el estándar iCal para la sincronización de calendario, centrándose principalmente en compartir la disponibilidad con plataformas como Airbnb, entre otras. Sin embargo, es posible que el propio iCal no muestre todos los detalles o la configuración de reservas que has definido en GuestWisely.

Para evitar conflictos de reservas causados por bloqueos desconocidos de iCal, aquí hay algunos puntos clave para garantizar una sincronización de calendario sin problemas:

• Única fuente de disponibilidad: Gestiona tu Aviso de reserva, Ventana de reserva, Estancia mínima y otras configuraciones de disponibilidad directamente en GuestWisely. Evita duplicar esta configuración en cualquier calendario de OTA conectado, como por ejemplo con Airbnb. GuestWisely debe ser la fuente de confianza de tu disponibilidad.

• Conexión centralizada: evita vincular los calendarios de los canales de venta (por ejemplo, Airbnb, Booking.com) entre sí. En su lugar, conéctalos directamente a GuestWisely, que sirve como centro principal para sincronizar la disponibilidad, mantener la precisión y minimizar las reservas dobles.

• Incluir precios: Asegúrate de que tus anuncios en las OTA incluyan precios para el período afectado. La falta de información sobre precios en una plataforma conectada puede provocar un bloqueo de disponibilidad tanto en esa plataforma como en su calendario de GuestWisely

Si los bloqueos desconocidos siguen apareciendo, revise la configuración de iCal o intente restablecer la sincronización con GuestWisely.