Contabilidad Parte 6 : Informes Contables

Introducción

Los Informes Contables de GuestWisely ofrecen herramientas esenciales para analizar e interpretar los datos financieros gestionados dentro de tu sistema contable.

Estos informes están diseñados para ayudarte a evaluar la salud financiera de tu negocio, incrementar la eficiencia de ingresos, controlar los gastos y simplificar tus flujos de trabajo contables.

En Soluciones > Contabilidad, encontrarás los siguientes informes:

• Informe de Gastos

• Informe de Ingresos

• Informe de Impuestos

• Informe de Comisiones

• Informe de Pérdidas y Ganancias

Cada informe ofrece información detallada sobre un área específica de tus finanzas, permitiéndote tomar decisiones informadas y mantener una visión clara de tu rendimiento financiero.

Este tutorial te guiará a través de cada informe, mostrando cómo generarlos, filtrarlos y analizar los datos clave para apoyar una gestión de propiedades más efectiva.

Los informes contables son un componente clave de la función Contabilidad. Descubra más sobre el módulo Contabilidad aquí.

Modos de Visualización

Formato Estándar

Este es el diseño predeterminado proporcionado por el sistema. Organiza automáticamente todos los datos financieros de tu flujo de trabajo en categorías claras y estándar de la industria.

Tanto si eres un administrador de reservas como un contador, este formato ofrece una visión general fácil de entender de tus finanzas.

Formato Personalizado

El formato personalizado refleja las categorías que configuraste en el Gestor.

Tus informes mostrarán los tipos de gastos agrupados según la estructura personalizada que hayas definido, lo que te permite adaptar el nivel de detalle, desde resúmenes simples hasta desgloses detallados, según tus necesidades.

La diferencia principal entre los dos formatos es cómo se muestran los Gastos de Gestión de Propiedades:

• Formato Estándar: Los gastos se categorizan por Tipos de Gastos.

• Formato Personalizado: Se elimina la sección de Gastos de Gestión de Propiedades y los gastos se agrupan bajo Categorías de Gastos.

Para una lista completa de Categorías y Tipos de Gastos disponibles, consulta la pestaña Gestor en la sección de Contabilidad.

Filtros y Visualización

La función de filtros funciona de la misma manera en todos los Informes Contables.

Puedes filtrar por:

• Propiedad: Todas las propiedades están seleccionadas por defecto, pero puedes generar informes de una propiedad específica o un grupo de propiedades.

• Modo de Visualización: Elige entre Formato Estándar o Formato Personalizado.

• Año: Selecciona el año para generar datos anuales.

• Formato: Visualiza el informe por Mes o por Trimestre.

• Método de Cálculo: Elige entre Por Día de Check-in o Prorrateado por Día.

Nota: El Informe de Impuestos y el Informe de Comisiones no incluyen el filtro de Modo de Visualización.

Desglose por Partida

Cuando sea aplicable, cada partida en un informe incluye un icono de “+” que revela un desglose detallado de los ingresos o gastos subyacentes.

Ejemplo: Al hacer clic en el icono junto a Cargos de Canales, se mostrarán los cargos individuales de plataformas como Airbnb, Booking.com y Vrbo.

Consejo: Expande todos los desgloses antes de descargar o enviar tu informe por correo electrónico.

Informe de Gastos

El Informe de Gastos consolida todos los gastos, incluyendo cargos relacionados con reservas desde el Editor de Reservas y entradas manuales desde el Gestor de Gastos.

Puedes usar filtros dinámicos y alternar entre vistas Estándar y Personalizada para organizar los datos y generar informes que se ajusten a tu flujo de trabajo.

El Informe de Gastos incluye los siguientes ítems:

Renta (Ingresos a Propietarios)

Refleja los ingresos netos de alquiler, junto con cualquier cargo adicional por ocupantes, transferidos al propietario después de deducir la comisión del canal.

Para propiedades gestionadas, los importes de Renta Neta y Ocupantes Adicionales deben ser iguales tanto en el Informe de Ingresos como en el Informe de Gastos.

 Cargos de Canal

Indican las comisiones aplicadas por el canal de ventas. Pueden aplicarse tanto a reservas confirmadas como a canceladas, dependiendo de la política del canal.

Gastos de Reserva (para Servicios de Huéspedes)

Indican el monto registrado como Gastos de Reserva.

Si alguno de estos gastos está marcado como Gasto de Propietario, también aparecerá en la sección Servicios de Huéspedes del Informe de Ingresos.

Fondos Retenidos (Ingresos a Propietarios)

Si recibes un monto como Fondos Retenidos (por ejemplo, por cancelación o reclamación de daños) y lo marcas como Fondos de Propietario, este monto será transferido al propietario y aparecerá bajo este ítem.

Gastos de Gestión de Propiedades

Reflejan los gastos de gestión vinculados a una propiedad específica, registrados a través del Gestor de Gastos.

Si alguno está marcado como Gasto de Propietario, también se reflejará en la sección Servicios de Gestión de Propiedades del Informe de Ingresos.

Gastos Generales de Negocio

Reflejan los gastos operativos no vinculados a una propiedad específica, como alquiler de oficina, salarios, suministros, seguros o marketing general.

Varios

Incluye gastos de gestión no vinculados a una propiedad en particular, registrados en el Gestor de Gastos.

Informe de Ingresos

El Informe de Ingresos ofrece una visión completa de tus entradas: reservas, servicios a huéspedes, transacciones con propietarios y otras fuentes de ingresos. Aplica automáticamente los impuestos y deducciones (como Cargos de Canal y comisiones), ayudándote a gestionar ingresos de forma efectiva.

Incluye los siguientes ítems:

Renta

Monto total de alquiler pagado por los huéspedes, también conocido como renta bruta, que incluye los Cargos de Canal.

Servicios a Huéspedes (Gastos de Reserva)

Servicios como limpieza o check-in tardío pagados por los huéspedes.
Si los Gastos de Reserva están marcados como Gastos de Propietario, aparecen en:

• Servicios a Huéspedes en el Informe de Ingresos.

• Servicios de Gestión de Propiedades en la Liquidación de Propietario.

Servicios de Gestión de Propiedades

Si Gastos de Gestión (ej. mantenimiento) están marcados como Gastos de Propietario, aparecerán en:

• Gastos de Gestión de Propiedades en el Informe de Gastos.
  
  

• Servicios de Gestión de Propiedades en el Informe de Ingresos y la Liquidación de Propietario.

Comisión

Comisión ganada de las reservas según tu configuración de Comisión. Puede asignarse también a Fondos Retenidos.

Fondos Retenidos

• En reservas confirmadas: cargos cobrados al huésped por daños.

• En cancelaciones: penalizaciones cobradas al huésped, desglosadas entre monto neto y cargos de canal si aplica.

Varios

Ingresos no vinculados directamente a reservas.

Informe de Impuestos

El Informe de Impuestos muestra los impuestos recaudados por tipo, como parte de tu operación de alquiler, dando claridad sobre lo que debes pagar a la autoridad tributaria. Puedes ver totales por mes, trimestre o año.

Informe de Comisiones

El Informe de Comisiones ofrece una visión directa de las comisiones ganadas por ingresos de alquiler.

Mientras que el Informe de Pérdidas y Ganancias las incluye en la ganancia operativa, este informe es útil para un desglose simple por propiedad, grupo o portfolio.

Informe de Pérdidas y Ganancias

El Informe de Pérdidas y Ganancias (P&G) es un estado financiero esencial que resume ingresos, gastos y beneficio neto en un período determinado.

Secciones

• Ingresos (igual que el Informe de Ingresos)
  
  

• Gastos (igual que el Informe de Gastos)
  
  

• Beneficio Operativo = Ingresos Totales – Gastos Totales = Beneficio (o Pérdida) Neto
  
  

Tratamiento fiscal en los informes

Seguimiento

GuestWisely rastrea automáticamente los impuestos cobrados sobre ingresos y los impuestos pagados en gastos, según tu configuración fiscal.

• Informes de Ingresos y Gastos: muestran impuestos a nivel de línea para un desglose detallado.

• Informe de Pérdidas y Ganancias: muestra impuestos de forma agregada, en la parte inferior de las secciones de ingresos y gastos.

Puedes ocultar impuestos usando la casilla “Remove taxes” en cada informe. Esto los elimina tanto de la vista como de los cálculos.

Reconciliación

Al presentar tu declaración de IVA (o equivalente en tu región), puedes registrar impuestos así:

• Si debes impuestos → regístralo como gasto en el Gestor de Gastos.

• Si tienes crédito fiscal → regístralo como ingreso en el Gestor de Ingresos.

Este mismo método aplica para impuestos corporativos, intereses o amortizaciones.
 De esta manera, tu Beneficio Operativo en el Informe P&L se convierte en Beneficio Neto antes de impuestos sobre la renta.

Recuerda: somos tecnólogos. Tu contabilidad siempre es tu responsabilidad.

Los informes contables son un componente clave de la función Contabilidad. Descubra más sobre el módulo Contabilidad aquí.