Gestión de Documentos Parte 3: Facturas y Recibos

Introducción

Los documentos financieros claros y precisos son esenciales en la gestión de propiedades, y GuestWisely ofrece útiles herramientas para simplificar este proceso. Las funciones de Facturas de Huéspedes, Facturas de Propietarios y Recibos permiten una comunicación organizada y transparente de cargos, impuestos y servicios, garantizando el cumplimiento normativo y minimizando la confusión.

Los detalles financieros principales —como alquiler, impuestos y servicios— se generan automáticamente y quedan bloqueados para asegurar la exactitud. Sin embargo, aún puedes personalizar el diseño: cambiar títulos de secciones, añadir texto libre e integrar elementos de tu marca como el logotipo y el esquema de colores, manteniendo así una apariencia consistente y profesional en todos los documentos financieros.

Las facturas y los recibos son un componente clave del módulo de gestión de documentos. Obtenga más información sobre el módulo de gestión de documentos aquí.

Facturas de Huéspedes

Una factura de huésped es un registro oficial de todos los cargos asociados a una reserva, que ofrece un resumen claro y organizado de los detalles financieros clave. Incluye elementos esenciales como el momento del alquiler, impuestos aplicables y servicios adicionales, todos desglosados para garantizar transparencia tanto para anfitriones como para huéspedes. Estos componentes (alquiler, impuestos y servicios) se generan automáticamente a partir de los datos de la reserva y son fijos para mantener precisión y cumplimiento, por lo que no pueden editarse manualmente.

Aunque los detalles financieros permanecen bloqueados, el diseño de la factura permite personalización significativa: Puedes personalizar Personalizar títulos de secciones y añadir texto libre con el sello de tu marca o añadir información adicional. Accede desde el apartado de Soluciones > Documentos > Facturas > Facturas de Huéspedes. 

Para hacer cambios, haz clic en el título o sección del texto correspondiente. Aparecerá una ventana emergente donde podrás introducir tu contenido personalizado. Cuando termines, haz clic en Guardar al final de la pantalla de la factura para aplicar los cambios.

Nota: Actualmente el sistema no admite generar facturas separadas para ítems individuales de la reserva. Por ejemplo, si una reserva incluye $100 de alquiler y $50 de tarifa de servicio, se creará una sola factura por el total de $150. No es posible generar una factura independiente únicamente para los $50 de servicio.

Una vez guardados los cambios, podrás previsualizar la factura final y enviarla al huésped directamente desde la pantalla de la reserva por correo electrónico.

Independientemente de las personalizaciones realizadas, la factura siempre incluirá los ítems de reserva generados automáticamente (alquiler, impuestos y servicios), que se mantienen consistentes y sin posibilidad de edición para asegurar la precisión.

Facturas de Propietarios

La Factura de Propietario funciona de manera similar a la factura de huésped, permitiéndote personalizar la plantilla de acuerdo con la estructura y preferencias de tu negocio. Accede desde el apartado de Soluciones > Documentos > Facturas > Facturas de Propietarios.

Puedes modificar títulos de secciones según tus necesidades, así como también, usar campos de texto libre al inicio y al final para incluir notas, términos o información adicional. 

Nota: Asegúrate de que cualquier explicación añadida manualmente en la factura del propietario sea coherente en relación con la configuración de tu Estado de Cuenta del Propietario. Cualquier ajuste en la visibilidad del Estado de Cuenta (por ejemplo, mostrar u ocultar ítems específicos) se reflejará automáticamente en la Factura de Propietario para garantizar claridad y alineación.

Ten en cuenta también que no se admiten códigos dinámicos en las facturas de propietarios, ya que los datos mostrados provienen de las diferentes propiedades y de las reservas, en lugar de estar vinculados a una sola.

Una vez guardada la plantilla, la Factura de Propietario puede enviarse junto con el Estado de Cuenta o el informe de Trust Accounting. A continuación los pasos a seguir:

1. Abre la pestaña de  Informe de Propietarios y  haz clic en el icono de correo electrónico en la esquina superior derecha.

2. Revisa la Factura de Propietario haciendo clic en ella para descargar una vista previa.

3. Si todo está correcto, marca la casilla Factura de Propietario para incluirla en el mensaje..

4. Haz clic en Enviar correo electrónico y los documentos se enviarán al propietario en un solo proceso.

Dado que el sistema inserta automáticamente la información de huéspedes y transacciones, la mayoría de los usuarios crean una plantilla por idioma y utiliza la opción Guardar para Todas las Propiedades para mantener consistencia.

Nota: Puede elegir que el correo electrónico con el extracto del propietario (y/o la factura/extracto de remesas y el informe de contabilidad fiduciaria) se envíe automáticamente una vez al mes. Solo tiene que activar la opción «Enviar automáticamente al propietario el día X de cada mes», que encontrará en Plantillas de correo electrónico del sistema > Notificación del extracto del propietario. 

Recibos

Los recibos se generan automáticamente para cada reserva, proporcionando una forma conveniente de documentar pagos y compartir detalles de la transacción con los huéspedes. Por defecto, cada recibo incluye únicamente la información esencial, pero puede personalizarse fácilmente para añadir más detalles si es necesario.

Accede desde el apartado de Soluciones > Documentos > Facturas > Recibos y haz clic en los títulos de información. Puedes usar el campo de texto libre para mejorar el recibo e insertar códigos dinámicos como por ejemplo [FUNDS_RECEIVED] para mostrar dinámicamente los datos relevantes de la reserva

Una vez configurado, el recibo puede previsualizarse directamente en la reserva y compartirse como documento descargable. Para ello, selecciona la opción “Adjuntar automáticamente al correo electrónico y mensaje automático de fondos recibidos” al final de la plantilla.

Logotipo y esquema de colores

Las Facturas de Huéspedes, Facturas de Propietarios y Recibos incluyen tu logotipo de manera predeterminada. Este se aplica automáticamente y puede personalizarse desde el apartado de  Configuración de la Cuenta > Preferencias Especiales > Integración de Marca. En esa misma sección, también puedes ajustar el esquema de colores tanto para facturas como para recibos, asegurándote de que estén alineados con la identidad de tu marca: