Contabilidad Parte 5: Configuración de Cierre

Introducción

¡Bienvenido al tutorial de Configuración de Cierre de GuestWisely!

La precisión financiera no es solo un objetivo: es una necesidad innegociable. Por ello, una función de cierre es una parte indispensable de cualquier buen sistema contable.

La lógica de Configuración de Cierre de GuestWisely protege la integridad de tu contabilidad evitando cambios accidentales en liquidaciones de propietario ya finalizadas y en datos contables históricos, mientras te da un control amplio sobre cómo se aplica.

Ya gestiones decenas de unidades o estés creciendo rápidamente, los errores pueden ocurrir. Un pequeño ajuste en el Gestor de Gastos o una edición de última hora en una reserva antigua pueden afectar sin que lo notes a liquidaciones pasadas y, peor aún, dañar la confianza de los propietarios.

Eso es precisamente lo que la Configuración de Cierre está diseñada para evitar.

Con opciones de cierre inteligentes y flexibles, puedes proteger tus registros a tu manera, asegurando libros limpios e informes confiables cada vez. Aquí recibirás una explicación completa de cómo funciona la Configuración de Cierre y cómo adaptarla a tus operaciones usando tres modos:

• Auto-Cierre: deja que el sistema cierre todo automáticamente tras un periodo definido (1–12 meses) para protección a largo plazo.

• Cierre Manual: cierra las liquidaciones cuando estés listo y desbloquéalas si lo necesitas, hasta que el periodo de auto-cierre entre en vigor.

• Abierto: mantiene los datos abiertos y editables mientras aún estás finalizando informes.

Los datos financieros finalizados deben permanecer finalizados. La Configuración de Cierre garantiza que una vez asentadas tus cifras y enviadas las remesas, queden seguras: inmunes a ediciones accidentales y errores en cascada, y totalmente auditables para revisiones futuras.

¿Listo para tomar control de tus datos financieros? ¡Vamos allá!

La configuración de cierre es un componente clave de la función de contabilidad. Obtenga más información sobre el módulo de contabilidad aquí.

Auto-Cierre

La función de Auto-Cierre actúa como un escudo protector alrededor de tus datos financieros finalizados. Una vez que expira el periodo de cierre configurado, las liquidaciones y registros relacionados se bloquean automáticamente y no se pueden realizar más cambios.

El Auto-Cierre asegura que, una vez considerados completos, los registros permanezcan así: intactos, consistentes y listos para auditoría. Esto ayuda a mantener trazabilidad clara, evitar ediciones accidentales y reforzar la transparencia con los propietarios.
Qué se cierra automáticamente:

• Liquidaciones de Propietario

• Reservas históricas

• Gastos de Propietario

• Informes financieros y fiscales

Para acceder a esta función, ve a: Soluciones > Contabilidad Integrada > Configuración de Cierre.

La lógica de Auto-Cierre te da control total para elegir un periodo personalizado de entre 1 y 12 meses. Si no configuras nada, el sistema aplicará por defecto un periodo de 12 meses.

Mejores Prácticas Recomendadas: 1–3 meses para una conciliación más fluida y auditorías oportunas.

Puedes ajustar esta configuración en cualquier momento. Los cambios se aplicarán a:

• Todos los datos existentes que estén abiertos.

• Todos los datos futuros a partir de ese momento.

? Importante: Una vez que los datos están cerrados, no se pueden desbloquear sin soporte de desarrollo de pago. Revisa siempre tu configuración con cuidado antes de aplicarla.

Cierre Manual

Para darte mayor flexibilidad, la función de Cierre Manual te permite cerrar liquidaciones exactamente cuando estés listo, antes de que el periodo de auto-cierre entre en efecto.

Esta opción es perfecta para equipos que finalizan informes pronto y quieren cerrarlos de inmediato por seguridad adicional, manteniendo la capacidad de desbloquear si surge algún ajuste de última hora.

Si configuraste un periodo de auto-cierre de 3 meses pero terminas tus liquidaciones en el mes 1, puedes cerrarlas manualmente de inmediato. Si surgen cambios después, aún tendrás hasta el final del mes 3 para desbloquear y ajustar.

Encontrarás la opción de Cierre Manual en:

• Liquidaciones de Propietario

• Contabilidad

• Reservas

Habrá mensajes de ayuda en cada sección para guiarte en el proceso.

Una vez que comienza el periodo de auto-cierre, cualquier liquidación cerrada manualmente se vuelve permanente, asegurando que tus datos finalizados permanezcan seguros.

Para cerrar manualmente:

Ve a Liquidación de Propietario, selecciona el propietario específico y activa el botón de Cierre Manual para bloquear su liquidación.

Abierto

El método Abierto permite máxima flexibilidad mientras aún revisas o finalizas registros financieros.

Antes de que el periodo de auto-cierre entre en vigor, cualquier Liquidación de Propietario cerrada manualmente aún puede desbloquearse. Esto te da margen para realizar correcciones o ajustes de última hora.

Para desbloquear, ve a Liquidación de Propietario, selecciona el propietario específico y desactiva el botón de Cierre Manual.

Una vez que el auto-cierre está aplicado, las liquidaciones quedan permanentemente bloqueadas. En ese momento, las Liquidaciones de Propietario no se pueden desbloquear. Todos los cambios deberán realizarse a través del Gestor de Gastos, asegurando una trazabilidad adecuada y preservando la integridad de los datos.

Reservas Históricas

Cuando una Liquidación de Propietario está cerrada, todas las reservas asociadas pasadas también quedan cerradas.

Sin embargo, existe flexibilidad para reservas en curso o futuras:

• Si una reserva se extiende a un nuevo mes, aún podrás hacer cambios en ella incluso después de que la liquidación del mes actual esté cerrada.

• Cualquier actualización, ya sea positiva o negativa, se aplicará automáticamente a la liquidación del propietario en el mes siguiente.

• Estos ajustes conservarán el número de reserva original, de modo que puedas rastrear fácilmente los cambios junto al registro original.

Este enfoque mantiene transparencia y trazabilidad, preservando la integridad de tus liquidaciones cerradas.

Gastos Históricos de Propietario

Cuando una Liquidación de Propietario está cerrada, todos los gastos asociados también quedan cerrados para preservar la exactitud histórica. Estos gastos se vuelven no editables.

Para ajustar un gasto cerrado, utiliza el Gestor de Gastos para crear un ajuste compensatorio. Esto mantiene los registros transparentes sin alterar los datos ya finalizados.

Para gastos recurrentes, verás un mensaje como:

Esto significa que, aunque puedes actualizar la fecha de fin para ocurrencias futuras, no puedes modificar el gasto en periodos pasados donde la Liquidación de Propietario ya está cerrada.

Esta configuración asegura que tus registros de gastos se mantengan precisos, auditables y protegidos, sin comprometer la flexibilidad para ajustes futuros.

Ajustes

Imagina que tuviste una reserva en la que el huésped presentó una reclamación que tardó dos meses en resolverse. Si decides emitir un reembolso de 100 $ después de que la liquidación ya estuviera cerrada, deberás realizar un ajuste manual. De este modo, el reembolso quedará registrado con precisión en tu periodo de liquidación actual o siguiente.

Los ajustes tras el cierre de la liquidación se realizan mediante el Gestor de Gastos. Las actualizaciones o ajustes hechos desde el Gestor de Gastos se reflejarán en la liquidación actual del propietario, manteniendo tus registros precisos y al día.

La configuración de cierre es un componente clave de la función de contabilidad. Obtenga más información sobre el módulo de contabilidad aquí.