Introducción
Gestionar la comunicación con huéspedes de forma efectiva es esencial para mantener todo funcionando sin problemas, y en GuestWisely usted dispone de múltiples opciones para personalizar las interacciones con los huéspedes. Ya sea enviando confirmaciones de reserva, mensajes previos a la llegada o recordatorios de check-out, puede definir cómo y dónde se entregan esos mensajes, asegurando que cada punto de contacto sea consistente y acorde a su marca.
Comience configurando sus ajustes principales de correo electrónico. Puede elegir entre una dirección de correo proporcionada por GuestWisely o su propio correo externo. Cada opción ofrece distintos niveles de personalización de marca y control sobre la entrega y gestión de respuestas. Una vez configurado, también podrá activar el reenvío de correos y aplicar filtros de spam para mantener su bandeja enfocada en conversaciones relevantes.
Para mensajería en tiempo real y compatible con dispositivos móviles, GuestWisely admite tanto WhatsApp Business como la Mensajería de Texto (SMS). Con la integración de WhatsApp, podrá enviar y recibir mensajes directamente desde el panel de control de GuestWisely, automatizar interacciones clave e incluso recopilar datos importantes de los huéspedes. De forma similar, la mensajería de texto, así como la de Airbnb y Vrbo, le permite llegar instantáneamente a los huéspedes con actualizaciones urgentes, ya sea de forma manual o mediante flujos de automatización.
Al reunir correo electrónico, WhatsApp, SMS, Vrbo y Airbnb bajo una infraestructura de Comunicación Unificada, GuestWisely le ayuda a mantenerse receptivo, organizado y en control—sin importar cómo prefieran comunicarse sus huéspedes.
Las comunicaciones con los huéspedes se basan principalmente en una configuración eficaz del correo electrónico, con mensajes de texto y WhatsApp disponibles para facilitar aún más las interacciones. Obtenga más información sobre las comunicaciones con los huéspedes aquí.Configuración de Correo Electrónico en GuestWisely
Tiene dos opciones para configurar su canal de comunicación principal con los huéspedes: usar una dirección de correo de GuestWisely o una dirección externa.
Comparación de Funciones: Correo GuestWisely vs. Correo Externo
Manejo de Respuestas de los Huéspedes
Opciones de reenvío de correo en GuestWisely
Los ajustes de reenvío varían según las opciones que selecciones:
Reenviar mensajes recibidos en GuestWisely al correo electrónico externo del sub-usuario correspondiente y a correos electrónicos adicionales especificados: Esta opción garantiza que los mensajes de tu cuenta de GuestWisely sean reenviados al sub-usuario apropiado y a cualquier otra dirección de correo electrónico especificada.
Reenviar todos los mensajes a una única dirección de correo electrónico: Reenvía automáticamente todos los mensajes de tu cuenta de GuestWisely a una dirección de correo electrónico elegida, sin importar el destinatario original.
Enviar resúmenes periódicos de actividad a un correo electrónico externo: Con esta opción, se envían periódicamente resúmenes de la actividad de tu cuenta (incluyendo comunicaciones con huéspedes y reservas) a una dirección de correo electrónico externa.
Verificación de correo externo
1. Seleccione la opción Correo Externo.
2. Haga clic en Verificar Correo para recibir un correo de verificación de SendGrid (remitente: "no-reply@sendgrid.com", asunto: "Please Verify Your Single Sender").
3. Reenvíe el correo de verificación a support@guestwisely.io para completar el proceso.
4. Una vez verificado, configure el reenvío automático desde ese correo hacia GuestWisely.
Configurar reenvío automático
1. Acceda a su proveedor de correo externo (Gmail, Outlook, Yahoo Mail, etc.).
2. Localice la sección de reenvío automático: Dirígete a la configuración de tu proveedor de correo electrónico y busca la sección de "reenvío" o "reenvío automático". En algunos casos, como con Outlook, es posible que prefieras usar la opción "redireccionar" en lugar de "reenviar".
3. Configuración del reenvío:
Agregue su dirección de reenvío (suusuario@5ba1-3-442a-9ad0-bookings.com).
Verificación de la dirección de reenvío:Verifique la dirección de reenvío según las instrucciones del proveedor de correo..
Cree reglas de filtrado adicionales para evitar duplicados (opcional).
Aunque no es obligatorio, crear un filtro en tu proveedor de correo electrónico externo puede garantizar que los correos de GuestWisely (desde la dirección tuusuario@...) no se reenvíen innecesariamente a tu bandeja de entrada de GuestWisely, lo que podría generar correos duplicados.
A continuación te mostramos cómo lograr este filtrado (las instrucciones específicas pueden variar según tu proveedor de correo electrónico):
Crear un Filtro: Configura un filtro para los correos electrónicos que provengan del remitente "tuusuario@5ba1-3-442a-9ad0-bookings.com".
Elige la Acción: Añadir Excepción (para Remitente Específico). En el campo correspondiente, introduce la dirección tuusuario@5ba1-3-442a-9ad0-bookings.com.
Si tu proveedor de correo no admite la opción de Excepción (por ejemplo, Gmail), selecciona una acción como "Omitir recibidos" en lugar de reenviarlos o de aplicarles una etiqueta específica. Esto garantiza que los correos se mantengan en tu bandeja de entrada sin ser reenviados de nuevo.
Prueba de reenvío automático
1. Envío de correo de prueba: Envíe un correo de prueba desde su dirección externa a su correo GuestWisely y viceversa.
2. Verificación: Verifique la recepción en la bandeja de entrada de GuestWisely.
Nota:
Ya sea que utilice un correo de GuestWisely o una dirección externa, asegúrese de que su correo principal para la comunicación con los huéspedes esté centralizado en todos los canales (por ejemplo, su sitio web, OTAs y plataformas de comunicación con huéspedes).
Evite mezclar correos relacionados con huéspedes con otros utilizados para fines no relacionados con reservas (como las comunicaciones con socios o propietarios). Esto garantiza una gestión más sencilla dentro del Gestor de Reservas.
Recomendamos crear una dirección de correo electrónico dedicada para la comunicación con huéspedes. Esto simplifica el reenvío automático y elimina la necesidad de reglas de filtrado complejas, especialmente si el correo está claramente separado de otros tipos de comunicación.
Filtros de Spam
Usuarios de sitios web de GuestWisely: Protección invisible
Si tienes un sitio web creado por GuestWisely, no tienes que preocuparte. Instalamos automáticamente un sistema reCAPTCHA v3 en tu formulario de contacto. Este sistema funciona detrás de escena, con solo un sutil logo que aparece en la esquina de la página. Analiza las interacciones de los usuarios para identificar y bloquear los envíos de spam, sin causar molestias a los visitantes legítimos.
Propietarios de sitios web independientes: Adelántate al spam
Para aquellos que utilizan un constructor de sitios web independiente, recomendamos encarecidamente instalar su propio sistema reCAPTCHA en todos los formularios activos. Esto añade una capa adicional de defensa contra los bots de spam automatizados.
Filtrado de spam en tu cuenta de GuestWisely
¡No nos limitamos a la prevención! GuestWisely te ofrece una potente herramienta de filtrado de spam accesible a través de la configuración de tu cuenta. Aquí tu puedes:
Configurar filtros de spam personalizados: Adapta tus criterios de filtrado para capturar tipos específicos de correos no deseados.
Aprender con el ejemplo: Marca los correos como spam para entrenar al sistema. A partir de ese momento, los futuros correos que provengan de ese dominio serán marcados automáticamente como spam.
Enfócate en las consultas del sitio web: Si el formulario de contacto de tu sitio web usa la dirección genérica tuusuario@5ba1-3-442a-9ad0-bookings.com, te recomendamos filtrar por el asunto del correo electrónico. De esta manera, las consultas legítimas podrán llegar a tu bandeja de entrada.
¡No dejes que el spam invada tu bandeja de entrada! Aprovecha estas herramientas para mantener un sistema de comunicación limpio y organizado. Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda adicional para configurar los filtros de spam, no dudes en contactarnos.
Integración con WhatsApp
Conecte fácilmente su cuenta de WhatsApp Business a GuestWisely para simplificar y centralizar la comunicación con los huéspedes. Puede acceder a esta opción en Configuración de la cuenta > Uso de SMS y WhatsApp (complemento de pago "Comunicación multicanal").
¿Qué es WhatsApp Business?
WhatsApp Business es una aplicación gratuita para Android e iPhone, diseñada para PYMEs, que incluye herramientas para automatizar respuestas, organizar chats y ofrecer soporte rápido.
Integración con GuestWisely
WhatsApp está integrado directamente en GuestWisely, lo que te permite enviar y recibir mensajes sin tener que cambiar de plataforma. Las conversaciones son visibles junto con las reservas y el historial del huésped.
Además, puedes automatizar mensajes clave como confirmaciones de reserva, mensajes de entrada y salida, recordatorios de llegada y salida, y solicitudes de reseñas. También puedes recopilar información de los huéspedes, como sus correos electrónicos y horarios de llegada, a través de los chats de WhatsApp.
Para activar la mensajería de WhatsApp, envía un correo electrónico a support@guestwisely.io con la siguiente información:
Tu número de Business WhatsApp, ya sea uno existente o uno nuevo.
El nombre de tu empresa.
El logo de tu empresa.
La activación tarda entre 1 y 14 días hábiles y podría requerir documentos adicionales. GuestWisely solo comparte tu información con WhatsApp (Meta) con el fin de realizar la integración.
Reglas de Mensajería
Para iniciar un chat, debes utilizar una plantilla de mensaje previamente aprobada por WhatsApp. Las conversaciones sólo pueden iniciarse con plantillas que han sido enviadas y aprobadas por WhatsApp (Meta) a través de GuestWisely.
Si un huésped te responde o te contacta, tienes 24 horas para responder libremente, sin usar mensajes pre-aprobados. Después de ese período, las plantillas vuelven a ser obligatorias para los mensajes que inicies tú.
Gestión de Plantillas
No necesitas gestionar las plantillas manualmente. GuestWisely envía automáticamente las plantillas vinculadas a tus flujos de trabajo, incluyendo:
Reservas desde el sitio web/canal
Mensajes de pre-llegada y bienvenida
Instrucciones de salida (check-out)
Mensajes de agradecimiento y solicitudes de reseñas
Estas se activan de forma automática en las etapas clave del recorrido del huésped.
Mensajería de Texto (SMS)
La integración de SMS en GuestWisely te permite comunicarte con tus huéspedes de forma rápida, sencilla y centralizada, directamente desde tu plataforma de gestión de propiedades. Podrás enviar, recibir y automatizar mensajes SMS sin depender de herramientas de terceros.
Activar la mensajería de texto en tu cuenta
Para empezar a usar los mensajes de texto (SMS), primero debes activar la función de Comunicación Multicanal, la cual habilita tanto la mensajería de SMS como la de WhatsApp.
Sigue estos pasos:
Dirígete a tu cuenta de GuestWisely e inicia sesión en Administración de la cuenta.
Selecciona Gestionar Bolt-ons en el menú de configuración.
Busca la opción Comunicación Multicanal, haz clic en Añadir y completa los pasos para actualizar tu suscripción.
Una vez habilitada, la funcionalidad de SMS estará disponible en tus herramientas de mensajería para huéspedes.
Configurar tu número de SMS
Una vez que la función esté habilitada, necesitarás un número de SMS único para poder empezar a enviar mensajes. De esta manera, el sistema enviará y recibirá mensajes de texto en tu nombre.
A continuación, te mostramos cómo configurarlo:
Ve a Configuración > Gestionar cuenta > Administración de la cuenta y, en el apartado Bolt-ons de complementos de software, haz clic en “Ver lista completa de complementos”. Luego, selecciona “Multi-Comms (Mensajería de WhatsApp y SMS)”.
A continuación, dirígete a Uso de SMS y WhatsApp
Genera tu número SMS siguiendo las instrucciones de la página."Para empezar, primero tienes que generar un número de teléfono para tu cuenta: Haz clic aquí."
Nota: El código de país del número de teléfono se basa en el país que figura en el perfil de tu cuenta principal. Si es necesario, puedes editar el país, generar el número y luego volver a editar el país.
Para ver las tarifas, sigue las instrucciones en la página:"Utiliza estos enlaces para ver nuestras tarifas de SMS y WhatsApp: Haz clic aquí".
Haz clic en Generar para ver un número sugerido.
Si el número te parece bien, haz clic en Confirmar para reservarlo.
Si no, puedes repetir el proceso para generar uno diferente..
El sistema asigna la región según la configuración del país de la cuenta. Puede ajustarse temporalmente si es necesario..
Nota: Si encuentras errores durante la generación, esto puede deberse a restricciones de telecomunicaciones en tu región. Comunícate con support@guestwisely.io para obtener ayuda.
Una vez confirmado, tu número de SMS aparecerá en la pantalla y estará listo para usar.
Mensajería de Airbnb y Vrbo
Enviar y recibir mensajes de Airbnb y Vrbo
GuestWisely te permite enviar y recibir mensajes de Airbnb y Vrbo directamente desde el historial de cada huésped, como si fuera un correo electrónico. Esta vista de mensajería en tiempo real mantiene toda la comunicación con tus huéspedes organizada en un solo lugar, lo que facilita la gestión de las conversaciones en todas las plataformas.
Automatizar mensajes de Airbnb y Vrbo
Ahorra tiempo y mejora la experiencia del huésped al automatizar mensajes importantes en Airbnb y Vrbo. Puedes configurar respuestas automáticas para las etapas clave del recorrido del huésped, incluyendo:
Respuesta de Reserva de Canal
Mensaje de Pre-llegada
Mensaje de Bienvenida
Recordatorio de check-out
Mensaje de Agradecimineto y Solicitud de reseñas
Aquí te mostramos cómo configurar los mensajes automáticos de Airbnb y Vrbo:
Selecciona plantillas compatibles con SMS, WhatsApp, Vrbo y Airbnb
Nota: Solo se admite texto sin formato; no hay opciones de texto enriquecido ni de formato.
Personaliza el mensaje y ajusta la programación y las opciones de envío según tus necesidades
Habilita la opción “Usar chat de Airbnb/Vrbo para enviar mensajes al huésped”.
Los mensajes ahora se enviarán automáticamente a través de SMS, WhatsApp, Airbnb y Vrbo en los momentos clave del recorrido del huésped.
Las comunicaciones con los huéspedes se basan principalmente en una configuración eficaz del correo electrónico, con mensajes de texto y WhatsApp disponibles para facilitar aún más las interacciones. Obtenga más información sobre las comunicaciones con los huéspedes aquí.¿Le ha sido útil este artículo?
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