Introducción
¡Bienvenido al tutorial de Contabilidad Fiduciaria!
Mientras que la Liquidación de Propietario ofrece una foto mensual de lo que se le debe a un propietario o lo que él debe, no refleja el movimiento real de dinero, es decir, si los pagos se han hecho o recibido. Además, y quizás lo más importante para el cumplimiento en muchas regiones, tampoco muestra claramente cuánto dinero de un propietario estás reteniendo en un momento dado como gestor de propiedades.
Aquí es donde entra la Contabilidad Fiduciaria.
Ubicada en Soluciones > Gestión de Propietarios, la Contabilidad Fiduciaria ofrece una vista detallada y en tiempo real de toda la actividad de flujo de caja. Rastrea cada transacción entre tú y el propietario, garantizando transparencia y precisión en la gestión de fondos de propietario, ya sea de una o varias propiedades.
La Contabilidad Fiduciaria rastrea cada pago, crédito y deducción a nivel de propietario, asegurando transparencia, cumplimiento y confianza en tus operaciones financieras.
Con la Contabilidad Fiduciaria puedes:
Ver saldos en tiempo real de todas las propiedades de un propietario.
Registrar y gestionar tanto pagos entrantes como salientes.
Establecer y mantener Fondos de Reserva para gastos de emergencia.
Asegurar cálculos de remesas precisos.
Todo esto se integra directamente con el Panel de Remesas a Propietarios, ayudándote a convertir datos financieros detallados en flujos de pago claros y accionables.
¡Comencemos!
La contabilidad fiduciaria es un componente clave del módulo de gestión de propietarios de GuestWisely. Obtenga más información sobre el módulo de gestión de propietarios aquí.
Gestión de Fondos de Propietario
La Contabilidad Fiduciaria está diseñada para rastrear fondos de propietarios a través de cuentas contables separadas, asegurando transparencia y una gestión precisa de saldos.
Puedes encontrar esta función en el menú lateral: Soluciones > Gestión de Propietarios > Contabilidad Fiduciaria.
La Contabilidad Fiduciaria permite a los gestores de propiedades supervisar en cualquier momento la cuenta de un propietario, rastreando ingresos recibidos y pagos realizados. Esta funcionalidad actúa como un punto de control financiero, ofreciendo una visión clara del flujo de caja entre gestor y propietario.
A diferencia del seguimiento financiero por propiedad, la Contabilidad Fiduciaria opera a nivel de propietario. Si un propietario tiene varias propiedades, el sistema consolida ingresos y flujos de caja bajo su nombre, en lugar de mostrarlos individualmente.
Detalles clave:
Saldo de Liquidación de Propietario: refleja la posición financiera de la cuenta del propietario mensualmente.
Un crédito indica que el gestor debe dinero al propietario.
Un débito significa que el propietario debe dinero al gestor.
Saldo de Contabilidad Fiduciaria: Tes el monto total adeudado al propietario, basado en los ingresos de alquiler recibidos, menos los gastos o deducciones. Refleja la posición financiera general del propietario en el sistema en un momento dado.
Fondo de Reserva: Es un fondo de reserva apartado por el gestor de propiedades para cubrir gastos imprevistos, como reparaciones de emergencia, o como garantía durante el periodo de preaviso de rescisión. El propietario aporta esta cantidad por adelantado, y se mantiene retenida hasta que sea necesaria. Aunque no reduce inmediatamente el saldo total del propietario, sí disminuye la parte de fondos disponible para el pago. En la práctica, el Fondo de Reserva se resta del Saldo para determinar la Remesa.
Remesa: es la cantidad transferida al propietario después de calcular saldo, fondo de reserva y deducciones, es decir, el importe a pagar en un periodo determinado.
El panel de Contabilidad Fiduciaria permite añadir pagos entrantes y salientes de forma eficiente, así como notas, mientras se mantiene una visión clara de los datos financieros de los propietarios. También permite descargar o compartir informes por correo electrónico directamente desde la interfaz, e incluso dar acceso en tiempo real a los propietarios mediante el portal de acceso de propietarios de GuestWisely, si lo deseas.
Fondo de Reserva
El Fondo de Reserva es un fondo mantenido por el gestor de propiedades para cubrir gastos imprevistos o urgentes.
Por ejemplo: un propietario puede estar obligado a aportar $1,000 como reserva, que podrá usarse para reparaciones de emergencia como una gotera o electrodomésticos dañados, sin necesidad de esperar a que el propietario transfiera dinero.
Cómo añadir un Fondo de Reserva:
Navega a Soluciones > Gestión de Propietarios > Contabilidad Fiduciaria.
Introduce el importe en el campo de Fondo de Reserva y haz clic en Guardar.
Aparecerá un cuadro emergente para confirmar si el fondo aplica a un solo propietario, a todos, o a un grupo seleccionado.
Si un propietario posee varias propiedades, ajusta el importe según corresponda.
Haz clic en Confirmar para aplicar el fondo.
Para mantener registros precisos, el importe del Fondo de Reserva se almacena y gestiona en la Contabilidad Fiduciaria. También aparece en el Panel de Remesas a Propietarios (Soluciones > Contabilidad) y, opcionalmente, en la Liquidación de Propietario.
El importe del Fondo de Reserva no tiene correlación con el Saldo de Contabilidad Fiduciaria.
Desglose de la Contabilidad Fiduciaria
El panel de Contabilidad Fiduciaria proporciona una manera estructurada y transparente de rastrear transacciones financieras, asegurando una gestión precisa de los fondos de propietarios.
Cada cálculo sigue principios contables estándar para mantener claridad y consistencia.
El proceso comienza con el Saldo de Liquidación de Propietario del mes anterior y se ajusta con créditos y débitos:
Saldo Inicial (Liquidación de Propietario): saldo trasladado del mes anterior (o saldo inicial si es el primer informe).
Añadir Ingresos: cualquier ingreso o crédito del mes se suma al saldo inicial. Estos se registran mediante el botón Pago Entrante al final de la página.
Deducción de Gastos: cualquier débito, como gastos o deducciones, se resta usando el botón Pago Saliente al final de la página.
Nuevo Saldo: el importe resultante tras los ajustes se convierte en el saldo actualizado del mes en curso.
Proceso Continuo: este ciclo se repite cada mes, con el nuevo saldo sirviendo de punto de partida para el siguiente periodo.
Ejemplo de cálculo (28 feb. 2025):
Saldo Anterior: €3,000 (del 31 ene. 2025)
Crédito: €1,500
Débito: €200
Nuevo Saldo: €3,000 + €1,500 – €200 = €4,300
Cálculos Finales:
Saldo Final: el saldo al 28 feb. 2025 es €4,300.
Fondo de Reserva: el fondo de €500 se resta del saldo final.
Remesa: la diferencia entre saldo final y fondo de reserva es la remesa (€4,300 – €500 = €3,800). Este es el importe que el gestor debe al propietario.
Asegurar que tu Saldo de Contabilidad Fiduciaria esté actualizado
Si la Contabilidad Fiduciaria no se ha usado para ciertos propietarios, los saldos pueden aparecer muy altos. Esto refleja importes acumulados adeudados a lo largo del tiempo, sin registrar pagos salientes al propietario.
Para corregirlo:
Revisa el saldo total de cada propietario.
Haz clic en el botón Pago Saliente.
Introduce un saldo inicial como pago saliente para reiniciar el saldo.
Una vez actualizado, estarás listo para utilizar plenamente el Panel de Remesas a Propietarios.
Optimización de Pagos con el Panel de Remesas a Propietarios
El Panel de Remesas a Propietarios es una herramienta potente basada en los datos de Contabilidad Fiduciaria. Convierte los saldos en tiempo real, fondos de reserva y cuentas por pagar en flujos de pago claros y accionables, ahorrando tiempo y reduciendo esfuerzo manual.
Desde una sola pantalla puedes:
Ver el saldo fiduciario, requisitos de fondo de reserva y montos adeudados a cada propietario.
Procesar pagos manuales o usar la integración con QuickBooks/Xero para automatizar pagos sin fricciones.
Ajustar, pausar y conciliar pagos según sea necesario.
Mantener registros precisos mediante actualizaciones automáticas a la Contabilidad Fiduciaria.
Ya sea gestionando pagos manualmente o integrando con software contable, este panel ayuda a optimizar el ciclo completo de remesas, desde el cálculo hasta la confirmación.
Consulta el tutorial completo de Panel de Remesas a Propietarios aqui para más detalles.
La contabilidad fiduciaria es un componente clave del módulo de gestión de propietarios de GuestWisely. Obtenga más información sobre el módulo de gestión de propietarios aquí.
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