Comunicación con Huéspedes Parte 3: Plantillas de Correo, Mensajes Automatizados y Códigos Dinámicos

Introducción

Optimiza la interacción con tus huéspedes gracias a las potentes herramientas de Mensajes Automatizados, Plantillas de Correo y Códigos Dinámicos de GuestWisely. Estas funciones eliminan tareas repetitivas, reducen errores y permiten una comunicación personalizada y profesional que eleva la satisfacción del huésped.

• Plantillas de Correo 

  • Las plantillas del sistema generan respuestas profesionales e impecables para acciones como presupuestos o reservas, manteniendo la consistencia para todas las propiedades. 

  • Las plantillas personalizadas ofrecen flexibilidad para consultas únicas, permitiendo respuestas adaptadas sin empezar desde cero..

• Los Mensajes Automatizados aseguran confirmaciones de reserva, recordatorios de pago y detalles previos a la llegada en el momento oportuno, manteniendo a los huéspedes informados mientras tú te ocupas de otras tareas.

• Los Códigos Dinámicos se utilizan para insertar automáticamente información estática o dinámica en tus mensajes, como nombres de huéspedes, detalles de la propiedad o cálculos de pago en tiempo real, asegurando correos precisos y personalizados con mínimo esfuerzo

En conjunto, estas herramientas aumentan la eficiencia, mejoran la experiencia del huésped y te permiten gestionar la comunicación con precisión y facilidad.

Plantillas de Correo

Las plantillas de correo claras y profesionales optimizan la gestión de propiedades al agilizar respuestas a acciones del sistema (ej. presupuestos, reservas, notificaciones a propietarios etc.) y brindar opciones personalizadas para necesidades específicas.

Plantillas de Correo del Sistema

Las plantillas del sistema son correos preconfigurados que se activan con acciones como crear una cotización o confirmar una reserva. Se accede desde: Configuración > Plantillas y Automatización > Plantillas de Correo del Sistema.

Personalización de Plantillas del Sistema

Sigue estos pasos para personalizar el contenido predeterminado de las plantillas del sistema:

1. Si corresponde, selecciona la propiedad en la esquina superior derecha (las plantillas pueden ser generales o específicas de propiedad). 

2. Revisa y edita el contenido con el editor de texto.

3. Usa los códigos de sustitución para personalizarlos dinámicamente (ej. nombres de huéspedes, detalles de reservas). Al tipear el símbolo del corchete [  aparecerán sugerencias. También aparecerán haciendo clic en el ícono de códigos cortos [X].

4. Elimina detalles de transacción predeterminados y reemplazalos con los códigos dinámicos si es necesario.

5. Adjunta documentos (ej. contratos de alquiler) con la opción de adjuntos.

6. Guarda los cambios para una propiedad específica o escribe “YES” para aplicarlos a varias, o, todas las propiedades.

Usa códigos de sustitución para personalización dinámica y guarda redacciones únicas por propiedad según sea necesario.

Ejemplos de Plantillas del Sistema

• General y Firma: Configura el saludo y la firma predeterminados para todas las plantillas, incluidos Mensajes Automatizados. La opción “Almighty” extiende esta configuración a todos los correos enviados manualmente desde las carpetas de Consultas/Reservas o aquellos no vinculados a una reserva.

• Responder con un Presupuesto: 

  • Seleccione la opción “Usar para respuesta automática” para crear un correo con el presupuesto con los archivos adjuntos por defecto al momento de generarlo.

  • Al seleccionar la opción “Haga clic para usar como respuesta automática para solicitudes del motor de reservas en su sitio web”,  se generarán automáticamente los presupuestos para las consultas que reciba a través de su página web. En caso de no marcarla, las consultas se dirigirán a su carpeta de solicitudes.

  • Incluye opciones para añadir propiedades alternativas.

• Rechazar una consulta: Se genera al rechazar una solicitud.

• Reserva Tentativa: Se genera al crear una reserva tentativa.

• Confirmar una Reserva: Se genera al confirmar una reserva clickeando en “Confirmar Transacción”, o, “Reservar” + “Guardar y Notificar”.

• Modificar Presupuesto/Reserva: Se activa al guardar cambios en el Editor de Reservas.

• Cancelar Presupuesto/Reserva: Se envía al cancelar una reserva..

• Notificación del Informe del Propietario: Se envía con adjuntos predefinidos al enviar estados de cuenta al propietario (automatizable mensualmente). Detalles aquí.

• Contrato de Propietario: Se envía con el contrato adjunto desde la sección de Contratos de Propietarios, clickeando en el icono de correo electrónico. 

Plantillas de Correo Personalizadas

Las plantillas personalizadas brindan flexibilidad para respuestas que no cubren las plantillas del sistema. Se pueden crear ilimitadamente desde: Configuración > Plantillas y Automatización > Plantillas de Correo Personalizadas.

Configuración de una Plantilla Personalizada

1. Haz clic en Crear una Plantilla.

2. Ingresa un Nombre de Plantilla para identificarla.

3. (Opcional) Agrega instrucciones para tu equipo.

4. (Optional) Add an Email Subject.

5. Redacta el cuerpo con el editor de texto.

6. Inserta códigos de sustitución para contenido dinámico.

7. Activa el corrector ortográfico para asegurar una comunicación sin errores.

Organización de Plantillas por Categoría

Mantén ordenadas tus plantillas asignándolas por categorías: 

• Ve a Gestionar Grupos de Plantillas > Agregar Categoría > Asignar Nombre.

• Haz clic en el ícono de edición para añadir plantillas.

Uso de las Plantillas Personalizadas

Cuando respondas a un huésped, haz clic en el ícono de Plantillas de Mensaje en el editor de mensajes y selecciona la plantilla personalizada adecuada de la lista.

Mensajes Automatizados

Automatizar la comunicación con los huéspedes ahorra tiempo y garantiza que la información relevante llegue puntualmente y de forma consistente. Puedes configurarlos para enviar confirmaciones de reserva, recordatorios de pago, instrucciones previas a la llegada, entre otros.

Personalización de Mensajes Automatizados

Los mensajes automatizados son correos programados activados de acuerdo al estado de reserva o horario asignado. Puedes acceder desde: Configuración > Plantillas y Automatización > Mensajes Automatizados. 

1. Selecciona una Propiedad (arriba a la derecha).

2. Activar y Configurar Mensajes: Por defecto, la mayoría está desactivada. Habilita los necesarios, ajusta las opciones de envío y edita el contenido. 

3. Contenido dinámico con Códigos Dinámicos: Utiliza los códigos de sustitución para rellenar automáticamente los correos con datos como el nombre del huésped, los detalles de la reserva entre otros..

   • Al tipear el símbolo del corchete [  aparecerán sugerencias. También aparecerán haciendo clic en el ícono de códigos cortos [X].

   • Algunas plantillas incluyen por defecto los detalles de la transacción, que puedes eliminar y reemplazar con códigos dinámicos si es necesario.

4. Firmas de correo: Las firmas se controlan en la plantilla General y Firma

5. Añadiendo otros destinatarios  (con copia): se pueden añadir destinatarios en CCO (ej. limpieza, mantenimiento, propietarios). Las direcciones de correo de estas cuentas secundarias aparecen a la izquierda, pero no se incluyen por defecto a menos que se añadan a la lista CCO.

6. Adjuntar Documentos: Para incluir documentos como contratos de alquiler, encontrarás la opción de archivos adjuntos en la parte inferior del editor de plantillas.

Panel de Control de Mensajes Automatizados

Esta funcionalidad permite gestionar:

• Activar/desactivar mensajes.

• Eliminar detalles de la  transacción.

• Configurar parámetros de activación.

• Añadir destinatarios en CCO.

• Definir adjuntos predeterminados

También tienes la opción de personalizar los ajustes en cada una de las plantillas.

Ejemplos de Plantillas de Mensajes Automatizados

• Respuesta Automática Estándar: Responde de inmediato a mensajes entrantes.

• Primera Respuesta Airbnb: Para anfitriones de Airbnb, responde automáticamente al primer mensaje de un huésped confirmado.

• Seguimiento de Cotización: Envía hasta tres recordatorios automáticos si no hay respuesta.

• Propiedad No Disponible: Notifica cuando un presupuesto se cancela por falta de disponibilidad, sugiriendo propiedades alternativas.

• Respuesta a Reserva en Web: Envía confirmación con contrato firmado para reservas desde el motor de reservas web.

• Respuesta a Reserva por Canal: Para reservas vía Channel Manager, con opción de enlace de firma digital.k (detalles aquí).

• Cancelación: Incluye tres plantillas para notificar a los huéspedes.

  • Presupuesto Vencido: Se envía cuando una cotización expira (de acuerdo con las Preferencias especiales).

  • No Disponible: Este mensaje se envía si un presupuesto se anula porque otra reserva se solapa con las mismas fechas.

  • Sin pago:Se envía cuando una reserva provisional vence por falta de pago.

• Fondos Recibidos: Al activar esta opción, el huésped es notificado cuando el pago se recibe y el estado de la cotización se actualiza a “Confirmada”. Si no, permanece en estado “Provisional”.

• Notificaciones de Pagos Pendientes:Envía recordatorios de pago a los huéspedes en función del calendario de pagos establecido.

• Recordatorio de pago - Estancias de inquilinos: Envía avisos de pago a los inquilinos de acuerdo con el calendario de pagos establecido.

• Pre-llegada: Envía un mensaje X días antes de la llegada. Si la reserva está confirmada:

  • Antes de la hora programada: Se envía como está programado.

  • Dentro del plazo programado: Se envía en las 24 horas siguientes a la confirmación.

  • El día de la llegada: Se envía en el horario programado o de inmediato si ya ha pasado la hora..

  • De forma opcional, puedes enviarte un recordatorio.

• Mensaje de Bienvenida: Se envía antes, durante o después de la llegada.

• Recordatorio de Check-out : Se envía antes, durante o después de la salida.

• Reembolso de Depósito: Notifica cuando se registra el reembolso.

• Agradecimiento y Solicitud de Reseña: Envía un mensaje de agradecimiento y una solicitud de reseña X días antes, el mismo día o después de la salida.

• Notificaciones para el Equipo de la Limpieza/Check-in Manager: Se envían alertas al confirmar la reserva y antes del check-in.

• Notificaciones a los Propietarios: Notifica a los propietarios cuando las fechas de la reserva se confirman o se modifican.

• Aviso de Cancelación al Propietarios: Notifica a los propietarios sobre las reservas canceladas.

• Renovación de Contrato del Propietario: Notifica a los propietarios antes de la renovación o vencimiento del contrato.

• Fechas Bloqueadas: Se envía una alerta a los correos electrónicos que indiques al bloquear fechas de forma manual.

Configuración de Horarios

Configurar los ajustes de hora a través de Plantillas y automatización > Ajustes de hora.

1. Hora Predeterminada de Envío: Define hora y zona horaria para mensajes. Si no se selecciona, se usa la de Tu Perfil.

2. Ajustes Personalizados: Se pueden configurar horarios específicos para ciertos mensajes, que sobrescriben la predeterminada.

Códigos Dinamicos

Los códigos de sustitución son fragmentos dinámicos que insertan automáticamente información específica en los correos. Ahorra tiempo y asegura consistencia.

• Códigos Estándar: Son de inserción automática de datos de huésped y reserva.

• Códigos Globales Personalizados: Creados por el usuario para reutilizar contenido estándar en todas las propiedades e idiomas.

• Codigos Específicos de Propiedad: Para información única de cada propiedad (ej. contraseñas Wi-Fi).

Para aplicar los códigos dinámicos en correos electrónicos o formularios dentro de GuestWisely, utiliza estos métodos:

• Buscar y aplicar: utiliza la función de búsqueda para encontrarlos y, a continuación, simplemente copia y pega el código donde lo necesites.

• De escritura predictiva: te permite ver una lista de códigos sugeridos. Para ello, solo tienes que escribir el corchete [.

Se insertan donde se coloquen (ej. [GUEST_NAME] = nombre del huésped).

Códigos Dinámicos Estándar

Acceso: Configuración > Configuración de Correo > Códigos Cortos.

Ofrecemos múltiples categorías con códigos cortos preestablecidos, incluyendo Información del huésped, Gestor de la propiedad, Propiedad, Reserva, Pago y Pagos en línea, para una fácil personalización de correos electrónicos y mensajes automáticos. Cada código inserta de forma dinámica datos específicos del huésped y de la reserva, garantizando así un contenido personalizado en todo momento.

Haz clic en cada uno para ver los detalles. Para ver la lista completa, haz clic en Ver todos.

Códigos Dinámicos Globales Personalizados

Utiliza los códigos globales personalizados para estandarizar el contenido en todas las propiedades. El sistema permite crealos con idiomas como el francés, neerlandés, italiano entre otros. Para crearlos, ve a Ajustes > Ajustes de correo electrónico > Códigos personalizados.

Ventajas: El contenido estandarizado te permite ahorrar tiempo y garantizar la coherencia al reutilizar el mismo material (texto, imágenes y enlaces) en todas las propiedades y en todos los idiomas.

Códigos Dinámicos Específicos por Propiedad

Para los detalles específicos de cada propiedad (por ejemplo, la contraseña del Wi-Fi), utiliza Códigos específicos por propiedad.

Existen dos formas de crear códigos cortos específicos de la propiedad:

Opción 1 – Desde la sección de Códigos Específicos por Propiedad.

1. Selecciona la propiedad.

2. Haz clic en Agregar.

3. Asigna un nombre al código.

4. Añade el contenido (texto, imágenes, enlaces, instrucciones).

Nota: El código corto [ADDITIONAL_FIELD_X] es fijo para todas las propiedades, pero el contenido que inserta es específico de cada una. Por ejemplo: si [ADDITIONAL_FIELD_1] se usa para la contraseña del Wi-Fi, debes introducir la contraseña de cada propiedad en el contenido del [ADDITIONAL_FIELD_1] correspondiente a cada una de ellas.

Opción 2 :  Desde el Perfil de la Propiedad.

1. Abre el perfil de la propiedad.
   

2. Dirígete hasta Detalles Adicionales.

3. Abre la pestaña de Códigos de Propiedad y añade el contenido.
   
   

Nota: El sistema réplica los códigos entre todas las propiedades, pero permite personalizar su contenido en cada una.