Informes y Analíticas Parte 1: Informes Operativos

Introducción

Informes Operativos

En GuestWisely, los Informes Operativos son herramientas de reporte que proporcionan información clave sobre las reservas y la gestión de propiedades de tu negocio. Al igual que otras soluciones de reportes en GuestWisely, estas herramientas te ayudan a gestionar tus operaciones diarias y facilitan la toma de decisiones, permitiendo a los responsables supervisar métricas clave, identificar tendencias e implementar estrategias basadas en datos.

Otros Informes

GuestWisely también ofrece amplias herramientas de reporte en las siguientes áreas, que se cubren en tutoriales separados:

• Contabilidad Fiduciaria

• Gestión de Propietarios

• Diseñador de Informes (para crear tus propios informes personalizados).

Este Tutorial

En este tutorial, revisaremos la suite de Informes Operativos de GuestWisely, que incluye informes de:

• Presupuestos

• Reservas

• Asociación de Propietarios

• Limpieza

• Mantenimiento

• Gestión de Check-in

• Informes de seguros de viaje y daños (para usuarios CSA).

Formato de Informe

Cada informe tiene tres secciones principales, como se muestra en este ejemplo del Informe de Reservas:

1. Una tabla de panel relacionada con el tema del informe.

2. Filtros de datos y campos de búsqueda.

3. Una leyenda de íconos para ejecutar diversas funciones.
   

De forma estándar, la leyenda de íconos se puede usar para acceder a ayuda, cambiar la moneda y compartir, descargar o imprimir el informe después de aplicar filtros. Como veremos en este tutorial, algunos informes incluyen funciones adicionales disponibles en la leyenda de íconos.

En la columna Detalles del Huésped, al hacer clic en el número de teléfono o el correo electrónico podrás contactar directamente con el huésped. Haz clic en el nombre o el ID de la reserva para ver el presupuesto o la reserva.

Desplázate hacia la derecha para ver todos los campos del informe. Al imprimir, tu informe se ajustará a una página apaisada. 

Informes Individuales

Informe de Presupuestos
Este informe proporciona una visión detallada de todos los presupuestos:

• Además de los datos de huésped, reserva y pago, el informe muestra la fuente de origen del presupuesto y la disponibilidad actual.

• También puedes añadir notas internas y condiciones especiales acordadas con el huésped.

• Estas condiciones aparecerán en un Contrato de Alquiler actualizado.

Informe de Reservas
El Informe de Reservas muestra el estado de las reservas y otros detalles relacionados:

Similar al Informe de Presupuestos, pero incluye campos adicionales:

1. Formulario de Llegada: confirma si el huésped completó el formulario.

2. Estado de Pago: indica si los pagos están al día.

3. Comisiones: muestra tus comisiones por reserva (clic para editar el importe).

Gastos de Reserva: gastos asociados a la reserva. Fondos Retenidos: cuando se retienen fondos por cancelaciones o daños, este campo permite especificar si corresponden a ti o al propietario.

Informe de Asociación

El Informe de Asociación está diseñado para comunidades donde los administradores deben enviar informes de ocupación a un administrador local. Proporciona un resumen conciso de la información de huéspedes para un rango de fechas específico, excluyendo detalles financieros o personales sensibles.

Informe de Limpieza

El Informe de Limpieza da a los administradores una vista general de las tareas y estados de limpieza.

• El personal de limpieza accede con credenciales asignadas.

• La visibilidad de las tareas depende de los Derechos de Usuario configurados.

1. Opciones de Filtro: filtrar por limpiador, propiedad, eventos de estancia y fechas.

2. Opciones de Visualización: activar o desactivar elementos para mostrarlos u ocultarlos en el informe.

3. Vista Rápida: vista en carrusel de limpiezas programadas para hoy, mañana o hasta 3 días después.

4. Asignar Limpieza: clic en la celda correspondiente para asignar o cambiar el limpiador.

5. Cambio de Huéspedes & Check-in Hoy: indican si la limpieza ocurre durante un cambio de huéspedes o con un check-in ese mismo día.

6. Fechas de Estancia: ordenar por fechas de estancia.

7. Estado: indica el progreso de la limpieza.

8. Ícono de Acción: asignar limpiadores, programar limpiezas independientes de reservas y habilitar la auto-asignación según fechas de check-in o check-out.

El informe muestra asignaciones automáticas y manuales según la configuración global en Derechos de Usuario.

• Si se asignan varios limpiadores a una propiedad, las tareas se asignan por defecto al último agregado.

• Ejemplo: si se añade un segundo limpiador, este recibirá la siguiente tarea asignada.

Informe de Check-in

El Informe de Check-in ofrece una estructura y funcionalidad similar al Informe de Limpieza, pero está diseñado para confirmar que las propiedades estén listas antes de la llegada de los huéspedes.

En Soluciones > Operaciones > Check-in Planner, puedes crear perfiles de Limpiador, Check-in Manager o Mantenimiento de forma independiente, o combinarlos en un mismo login si un usuario desempeña varias funciones.

Informe de Mantenimiento

El Informe de Mantenimiento permite crear y gestionar tareas de mantenimiento, diferenciando entre aquellas que pueden hacerse durante la estancia y las que requieren que la propiedad esté vacía.

Crear Tareas de Mantenimiento:

• Usar la leyenda de íconos para crear y editar tareas.

• Crear y asignar tarea.

• Designar propiedad y tipo de trabajo.

• Definir fecha o rango de fechas.

• Confirmar si la propiedad debe estar vacía o puede estar ocupada.

• Definir horas y tarifas.

• Registrar como gasto.

• Asignar el costo al propietario.

• Registrar estado de finalización.

Informe CSA

Los servicios CSA se incluyen automáticamente en los informes periódicos cuando se cumplen las condiciones:

• dirección del huésped en EE. UU.

• pago CSA completado

• propiedad ubicada en EE. UU.

El acceso al Informe CSA se realiza mediante el enlace proporcionado en el sistema.