Gestión de Propietarios

Introducción

Una gestión de propiedades eficaz no es solo mantener inmuebles; se trata de gestionar las finanzas de los propietarios con precisión, claridad y confianza. Los propietarios esperan transparencia e información oportuna sobre sus inversiones, mientras que los gestores de propiedades necesitan herramientas fiables para registrar, informar y procesar datos financieros con facilidad.

El módulo de Gestión de Propietarios de GuestWisely fue diseñado para satisfacer estas necesidades, ofreciendo un sistema fluido que simplifica la gestión financiera, fortalece la relación con los propietarios y aumenta la eficiencia operativa.

En el corazón del módulo de Gestión de Propietarios de GuestWisely hay tres herramientas esenciales que trabajan en sincronía:

• Contabilidad Fiduciaria: proporciona seguimiento en tiempo real, a nivel de propietario, de los fondos adeudados y por cobrar, garantizando precisión financiera, control y la correcta asignación de cada transacción entre gestores y propietarios. Sirve como base financiera, manteniendo tus registros equilibrados y transparentes.
  

• Liquidaciones de Propietario: entregan resúmenes financieros mensuales claros y profesionales por cada propiedad o propietario. Estos reportes ofrecen a los propietarios una visión fiable y de alto nivel del desempeño financiero de su propiedad y fomentan la confianza mediante informes consistentes y transparentes. Detalles a continuación.
  

• Panel de Remesas: entra en juego cuando llega el momento de pagar, ofreciendo una vista general, en tiempo real y accionable, de los importes a pagar o por cobrar. Actúa como tu lista de tareas de pagos, integrándose sin problemas con herramientas contables externas como QuickBooks o Xero para asegurar que los pagos se procesen con precisión y a tiempo. 

Contabilidad Fiduciaria vs. Liquidaciones de Propietario vs. Contabilidad Integrada (Panel de Remesas a Propietarios)

Más allá del seguimiento financiero, GuestWisely mejora la comunicación y gestión con propietarios con:

• Login de Propietarios para acceso 24/7 a informes financieros, estado de pagos y datos de propiedad. 

• Contratos de Propietario para redactar, firmar y gestionar acuerdos en un solo lugar. Más 

• Facturas de Propietario para automatizar la generación de facturas y reducir trabajo manual. Más 

• Configuración de Comisiones para adaptarse a distintos acuerdos con propietarios y estructuras de honorarios de gestión. 

En conjunto, estas herramientas permiten a los gestores ofrecer un servicio de mayor nivel, mantener la precisión financiera y fomentar relaciones de confianza a largo plazo con los propietarios, a la vez que simplifican la carga operativa.

¡Empecemos!

Liquidación de Propietario

Resumen de Liquidaciones de Propietario

La Liquidación de Propietario es, esencialmente, un informe mensual que ofrece un panorama del mes anterior. Incluye:

• Todos los ingresos generados en nombre del propietario.

• Cualesquiera comisiones e impuestos aplicables.

• El importe total adeudado al propietario.

• Gastos incurridos en nombre del propietario (con los impuestos correspondientes).

Para acceder a las Liquidaciones de Propietario, ve a Soluciones > Gestión de Propietarios > Liquidaciones de Propietario. Usa los filtros de Propietario, Propiedad y Mes para personalizar los datos mostrados según sea necesario.

También se desglosa en diferentes secciones, tales como:

• Registros de reservas: muestra el ID de la reserva, detalles, información financiera y los importes adeudados al propietario por cada reserva.

• Servicios de Gestión de Propiedades: cualquier gasto marcado como Gasto de Propietario se mostrará aquí.

• Crédito de Propietario: los créditos de propietario añadidos a través del Gestor de Gastos se muestran en esta sección. Más información aquí.

• Fondos en Cuenta: muestra el saldo financiero actual, incluidos fondos retenidos, Fondo de Reserva y cantidades a pagar al propietario.

Configuración de la Liquidación de Propietario

Antes de generar una Liquidación de Propietario, asegúrate de que las siguientes secciones estén completas y correctas para evitar problemas de impuestos, reportes financieros o pagos:

• Información del propietario de la propiedad.

• Servicios a incluir en la remesa al propietario.

• Cálculos de comisiones.

• Detalles de impuestos.

Información del Propietario de la Propiedad

La información del propietario es necesaria para autocompletar la Liquidación de Propietario.

Para añadir o actualizar esta información:

Ve a Portfolio > Ajustes de Propiedad > Perfiles de Propiedad, desplázate a Información Adicional y selecciona Detalles del Propietario. Aquí puedes:

• Especificar si eres Propietario o Gestor.

• Introducir datos para uno o varios propietarios (Propietario 1–3).

Importante: El sistema usa el Propietario Principal (Propietario 1) para la Liquidación de Propietario, la Factura de Propietario y otros documentos similares. Los Propietarios 2 y 3 sirven como referencia para tu equipo y también reciben mensajes automatizados junto con el propietario principal.

Cierre Automático de la Liquidación de Propietario

La función de cierre automático de la Liquidación de Propietario está diseñada para garantizar una contabilidad precisa y fiable—una buena práctica para mantener la integridad de tus registros financieros. Una vez que las remesas han sido procesadas, esta función impide cambios en las liquidaciones pasadas, protegiendo tus datos.

Las ajustes después de que una liquidación haya sido bloqueada se realizan mediante el Gestor de Gastos. Las actualizaciones o conciliaciones hechas a través del Gestor de Gastos se reflejarán en el periodo de liquidación actual del propietario, manteniendo tus registros precisos y al día. Más información aquí.

Personalizar la Liquidación de Propietario

La Liquidación de Propietario puede adaptarse para mostrar datos financieros y operativos específicos. Haz clic en el botón Ajustes (arriba a la derecha) para incluir las siguientes secciones:

Alquiler (Rent): por defecto, se muestra el alquiler de cada reserva, pero puedes ocultarlo para crear una liquidación simplificada sin desglose de ingresos.

Servicios: usa el conmutador para mostrar u ocultar servicios en la liquidación. Puedes optar por mostrar un total de todos los servicios o seleccionar servicios específicos para incluir en la remesa.

Comisiones: esta sección refleja la estructura de comisiones definida en Configuración de Comisiones, impactando directamente en la remesa al propietario. Más información aquí.

Impuestos: elige cómo se gestionan los impuestos con tres opciones:

• Tú pagas: los impuestos se excluyen de la remesa al propietario (los gestionas tú).

• Propietario paga: los impuestos se incluyen en la remesa al propietario (los gestiona el propietario).

• Dividir: en casos poco frecuentes, los impuestos pueden compartirse entre ambas partes.

Cargo de Canal: es la comisión del canal pagada a canales de venta (p. ej., Airbnb) sobre una reserva confirmada. Usa el conmutador para incluirla o excluirla de la remesa al propietario. Consulta cómo la Configuración de Comisión afecta la visualización del Cargo de Canal aquí.

Personalizaciones adicionales: más allá de los elementos anteriores, la liquidación permite mostrar u ocultar detalles como nombre del huésped, origen (Lead Source), número de ocupantes, logo, firma y Contabilidad Fiduciaria.

⚠️ Impacto: Cambiar estos ajustes afecta a todas las Liquidaciones de Propietario no bloqueadas. Bloquea primero las liquidaciones emitidas para evitar discrepancias.

ID de Liquidación de Propietario

Para soportar funciones como el bloqueo de liquidaciones, integraciones con QuickBooks/Xero y el renovado Panel de Remesas, cada liquidación mensual tiene un ID único por propietario, usando este formato para facilitar el seguimiento:

YYMM-OwnerNumber-OS  p. ej., 2506-001-OS  = Junio de 2025, Propietario Nº 001. Contabilidad Fiduciaria usa el mismo formato: AAMM-NúmeroDePropietario-TA

Enviar la Liquidación de Propietario

Al final de mes, una vez verificado todo, abre la Liquidación de Propietario y haz clic en el icono de Email arriba a la derecha. Se abre una plantilla de correo con opciones de adjuntos:

1. Liquidación de Propietario (Excel)

2. Factura de Propietario (PDF) – Más información aquí.

3. Contabilidad Fiduciaria (Excel) – Más información aquí.

Los datos del propietario se extraen del Propietario Principal.

• Haz clic en cada adjunto para descargar y previsualizar.

• Marca la casilla junto a cada archivo que desees incluir.

• Pulsa Enviar para enviar los documentos seleccionados al propietario en un solo paso.

La plantilla y los adjuntos se pueden personalizar en Plantilla del Sistema > Notificación de Liquidación de Propietario, donde también puedes automatizar los correos mensuales para ahorrar tiempo y garantizar entregas puntuales.

Configuración de Comisiones

Para mostrar los detalles de comisión en la Liquidación de Propietario, habilita Comisiones en Liquidaciones de Propietario > Ajustes.

La sección Comisiones en la liquidación refleja la configuración bajo Portfolio > Ajustes de Propiedad > Comisiones.

Cada propiedad tiene su propia configuración de comisión, esencial para procesar pagos y generar liquidaciones precisas.

No aplica comisión

Selecciona esta opción si tú o tu empresa sois los propietarios de la propiedad. También es adecuada para configuraciones de subarriendo, donde el pago al propietario se registra como un gasto mensual recurrente.

Comisión basada en porcentaje

• Aproximadamente el 95% de los usuarios utiliza comisiones porcentuales, calculadas sobre el alquiler (rent) y, opcionalmente, sobre servicios e impuestos.

• Habilita “El siguiente impuesto aplica a la comisión” para incluir el impuesto (p. ej., VAT, GST, IVA) en tu comisión y deducirlo de la remesa al propietario; ideal cuando se requiere impuesto y no quieres que reduzca tus ganancias.

• También tienes la opción de aplicar comisión a reservas canceladas.

• La mayoría de las propiedades usan una única tarifa de comisión, pero se pueden añadir tarifas adicionales con el botón “Añadir nuevo +” a la derecha.

Configuración de Comisión vs Visualización de Cargos de Canal

Esta sección explica cómo se calculan y muestran el alquiler, el cargo de canal y la comisión en la Liquidación de Propietario para evitar confusiones y asegurar remesas precisas.

Alquiler Neto vs Alquiler Bruto – Base de Comisión

En Configuración de Comisiones, para reservas de canal, puedes elegir calcular la comisión sobre:

• Alquiler Bruto (Gross Rent): Importe de alquiler antes de deducir el cargo de canal.

• Alquiler Neto (Net Rent): Importe de alquiler después de deducir el cargo de canal.

Nota: Para fines de verificación cruzada, ten en cuenta que el Importe de Alquiler en los detalles de la reserva (Editor de Reservas) siempre se muestra como Alquiler Bruto.

Visualización del Cargo de Canal en la Liquidación de Propietario

Así afecta este ajuste a la visualización en las liquidaciones:

Impacto y Mejores Prácticas

⚠️ Cambiar la base de comisión (Neto vs Bruto) afectará a todas las transacciones pasadas y puede alterar remesas ya emitidas en las Liquidaciones de Propietario.

⚠️ Para evitar discrepancias, bloquea todas las liquidaciones emitidas antes de realizar cambios.

Haz clic aquí para ver el tutorial de la función de Bloqueo.

Comisión “coste +” (Mark-up)

Contrato de Propietario

Resumen del Contrato de Propietario

El módulo de Contratos de Propietario es tu solución integral para crear, gestionar y organizar acuerdos de gestión de propiedades directamente en el sistema. Lo encontrarás en Soluciones > Gestión de Propietarios > Contratos de Propietario y agiliza todo el flujo de trabajo de contratos, desde la redacción hasta el archivado, ahorrando tiempo y reduciendo esfuerzo manual.
 Con plantillas personalizables, un editor flexible, soporte multidioma y multicurrency, y herramientas de filtrado inteligentes, esta función facilita adaptar, seguir y gestionar los contratos. Un diseño en tabla resalta detalles clave como términos de pago y fechas de vencimiento, mientras que las herramientas integradas simplifican actualizaciones, renovaciones y cargas. Ya sean locales o internacionales, los Contratos de Propietario mantienen tus acuerdos estructurados, buscables e integrados en la operativa diaria.

Para crear un Contrato de Propietario desde cero, sigue estos pasos:

1. Crear Plantillas – Crea y personaliza plantillas reutilizables.
   Plantillas Guardadas – Selecciona una plantilla para empezar a redactar un nuevo contrato.

2. Borradores – Revisa y finaliza los detalles del contrato.

3. Contratos – Gestiona, realiza seguimiento y actualiza contratos completados.

Create Templates

• Antes de crear una Plantilla de Contrato de Propietario, asegúrate de que los Detalles del Propietario estén completos en el Perfil de Propiedad.

• En Crear Plantilla, utiliza las secciones predefinidas y editables para construir tu plantilla. Pasos:

1. Introduce el Nombre de la Plantilla en la casilla superior izquierda.

2. Recorre todas las secciones. Ajusta según necesites usando la clave de Herramientas de Contrato y la opción de Idioma y Moneda (arriba a la izquierda). Se pueden insertar secciones adicionales con el botón “Añadir Sección”.

3. Haz clic en Crear Plantilla al final de la página.

• La plantilla creada estará disponible en la pestaña Plantillas Guardadas.

Plantillas Guardadas

La sección Plantillas Guardadas permite acceder y personalizar fácilmente plantillas de contrato guardadas mediante el desplegable superior izquierdo. Las plantillas son ideales para gestionar contratos en múltiples idiomas, tipos de alquiler y acuerdos con propietarios.

Borradores

• La sección Borradores almacena todos los contratos guardados como borrador, accesibles mediante el desplegable arriba a la izquierda. Edita los borradores cuando sea necesario.

• Asegúrate de completar todos los campos obligatorios. Haz clic en Crear contrato al final de la página para finalizar.

• El contrato pasará a la pestaña Contratos y aparecerá en una tabla estructurada para su seguimiento y gestión.

Contratos

The Contratos section enhances efficiency with advanced search and filtering for quick access. A well-structured table layout displays key details for easy tracking, while seamless amendments, renewals and integrations ensure accuracy. Signed contracts can be uploaded and property profile linked, reducing admin workload.

Filtrado y Búsqueda

Localiza contratos rápidamente usando filtros por propietario, fecha o palabra clave.

• Nombre del Propietario: selecciónalo del desplegable para ver sus contratos.

• Rango de Fechas: usa los iconos de calendario para filtrar por fecha de inicio o fin.

• Palabra clave: introduce número de contrato, nombre del propietario en la barra de búsqueda para encontrar coincidencias.

Botones de Acción

Vista General de la Tabla de Contratos

Muestra los contratos filtrados en un formato estructurado. Columnas:

• Casilla de selección: selecciona uno o varios contratos para acciones en lote.

• Nº de Contrato: muestra el número único del contrato.

• Detalles del Propietario: nombre y datos de contacto.

• Información de Remesa: muestra la información de remesas o permite añadirla si no se introdujo al crear el borrador.

• Notas: permite añadir y ver notas importantes del contrato.

• Fecha de Inicio: fecha de inicio del contrato.

• Fecha de Vencimiento: fecha de expiración del contrato.

• Contrato: descarga el documento original y muestra la fecha de creación.

• Contrato Firmado: sube la versión firmada.

• Modificar o Renovar: haz clic en el icono de engranaje para enmendar o renovar (redirige a Borradores).

• Estatus de Integración:

  	Aparece cuando la Propiedad y el Propietario se seleccionan automáticamente. Haz clic para abrir el Perfil de Propiedad vinculado.
  	Aparece cuando la Propiedad se introduce manualmente. Haz clic para crear o clonar una propiedad y vincularla al contrato.
  	Se muestra para contratos subidos manualmente no vinculados a un Perfil de Propiedad.

  
  

Archivados

La sección Archivados permite ver y restaurar contratos eliminados. Haz clic en el icono Restaurar, selecciona Sí en el popup para reintegrar el contrato en la pestaña Contratos.

Login de Propietarios

Resumen del Login de Propietarios

La función Login de Propietarios permite a los gestores ofrecer a los propietarios acceso seguro y controlado a datos esenciales de la propiedad e informes. Mejora la transparencia y agiliza la comunicación permitiendo que los propietarios vean solo la información que tú autorices. Con un login consolidado para múltiples propietarios y un vinculado inteligente propiedad-propietario, los propietarios pueden acceder a liquidaciones unificadas, reservas y datos financieros de todo su portfolio, desde una interfaz sencilla y fácil de usar.

Login de Propietarios vs. Detalles del Propietario: diferencias clave

• Login de Propietarios (Ubicado en Gestión de Propietarios > Login de Propietarios)
  Concede a los propietarios acceso al sistema para ver calendarios, bloquear fechas, registrar reservas y acceder a datos financieros.
  

• Detalles del Propietario (Ubicado en Perfiles de Propiedad > Detalles del Propietario)
   Almacena la información de contacto y perfil del propietario. No concede acceso al sistema. Se usa para autocompletar las Liquidaciones de Propietario y para enviar automáticamente confirmaciones de reserva y resúmenes financieros según tu configuración.

Login consolidado para múltiples propietarios

Crear nuevo login

1. Selecciona “Crear nuevo login”.

2. Completar Perfil del Propietario
   Introduce el nombre completo, el idioma preferido del sistema, el usuario deseado y el email (aquí se enviarán las credenciales). Sube un logo personalizado o conserva el logo por defecto cargado en Integración de Marca.

3. Asignar propiedades:

• Asignación automática de propiedades::

• Selecciona el perfil de propietario correspondiente de la lista (extraído de Detalles del Propietario en Perfiles de Propiedad). Esto vincula los Detalles del Propietario con su login, dándoles acceso a todas las propiedades asignadas.

• Ventajas de la asignación automática:

  • Los propietarios pueden acceder a una liquidación consolidada de todas sus propiedades sin cambiar entre ellas. Ideal para propietarios multipropiedad.
    
    

  • Los datos financieros bloqueados permanecen visibles en las liquidaciones, incluso si una propiedad se elimina o se reasigna, asegurando registros históricos fiables.

- Asignación manual de propiedades:

• Usa la barra de búsqueda y las casillas para seleccionar propiedades individuales.

• Otras opciones de selección: Todas las Propiedades, Propiedades sin Grupo, Grupos de Propiedades (gestiónalos aquí).

• Las propiedades seleccionadas se mostrarán en el panel de Propiedades Asignadas para el acceso del propietario.

4. Configurar permisos
   Controla lo que el propietario puede ver y gestionar, incluyendo calendario, informes, herramientas contables y otros ajustes.

5. Haz clic en “Guardar” para confirmar todo y enviar por email sus credenciales de acceso.

Nota: Crea múltiples logins por propiedad si es necesario (p. ej., familiares, contables). Define permisos personalizados para cada login según su rol.

Seleccionar un login existente